Про затвердження  Інструкції щодо організації та проведення внутрішніх аудитів, визначення та впровадження коригувальних та запобіжних дій   в виконавчих органах Фастівської міської ради згідно стандарту ДСТУ ISO 9001:2015 в новій редакції

ФАСТІВСЬКА МІСЬКА РАДА

Київської області

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 17.03.2025                                               м.Фастів                                                     №51-од

Про затвердження  Інструкції

щодо організації та проведення внутрішніх

аудитів, визначення та впровадження

коригувальних та запобіжних дій  

в виконавчих органах Фастівської міської ради

згідно стандарту ДСТУ ISO 9001:2015 в новій редакції

З метою приведення у відповідність Інструкції щодо організації та проведення внутрішніх аудитів, визначення та впровадження коригувальних та запобіжних дій в виконавчих органах Фастівської міської ради, керуючись пунктом 20 частини 4 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1.Затвердити  Інструкцію щодо організації та проведення внутрішніх аудитів, визначення та впровадження коригувальних та запобіжних дій в виконавчих органах Фастівської міської ради, згідно стандарту ДСТУ ISO 9001:2015 в новій редакції (Додаток 1).

2. Розпорядження міського голови № 293-од від 18.09.2018 та № 76-од від 13.03.2020 визнати такими, що втратили чинність.
3. Контроль за виконанням даного розпорядження залишаю за собою.

Міський голова                                                             Михайло НЕТЯЖУК

Додаток 1

до розпорядження

17.03.2025_№ 51-од_

Інструкція щодо організації та проведення внутрішніх аудитів,

 визначення та впровадження коригувальних та запобіжних дій

в виконавчих органах Фастівської міської ради

Розділ 1. Загальні положення

1.1. Інструкція щодо  організації та проведення внутрішніх аудитів , визначення та впровадження коригувальних та запобіжних дій в виконавчих органах Фастівської міської ради (далі – Порядок) визначає права, компетенцію, зобов’язання щодо організації та проведення внутрішніх аудитів (у т.ч. перевірок) та встановлює відповідальність і порядок планування, виконання, документування внутрішніх аудитів системи управління якістю та аналізу їх результатів.

1.2. Внутрішні аудити проводяться з метою вивчення та аналізу діяльності виконавчих органів  та посадових осіб Фастівської міської ради (далі – організації) щодо виконання політики якості, досягнення встановлених цілей та відповідності послуг, що надаються виконавчими органами та посадовими особами організації, вимогам стандартів ISO серії 9000, визначення ефективності функціонування системи управління якістю ( далі-СУЯ), розробки заходів для її покращення.

1.3. Внутрішні аудити проводяться на підставі та відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO 9001-2015 та національного стандарту ДСТУ ISO 9001-2015, настанови з якості організації, а також рекомендацій ISO 19011. До внутрішніх аудитів також можуть відноситися: перевірки по окремих видах діяльності, тощо.

1.4. Цей Порядок поширюється на всі виконавчі органи та служби організації і його посадових осіб.

1.5. У даному Порядку терміни вживаються у такому значенні:

Аудитор – особа з виявленими особистими якостями й доведеною компетентністю, необхідними для проведення аудиту.

Відповідність – виконання вимог: законів України і нормативно-правових актів, регламентів, стандартів, настанови з якості.

Внутрішній аудит – систематичний, незалежний і задокументований процес отримання та об’єктивного оцінювання доказів аудиту з метою встановлення ступеню виконання критеріїв аудиту (перевірки).

Вид аудиту – плановий (відповідно до Програми внутрішніх аудитів), позаплановий (у разі необхідності перевірки проведення коригувальних дій, реакції на невідповідності, скарги тощо).

Висновок аудиту – підсумок аудиту, який формулює група з аудиту в результаті розгляду всіх даних аудиту з урахуванням цілей аудиту.

Група аудиторів –  кілька аудиторів, що проводять аудит за підтримки, якщо потрібно, технічних експертів; до групи аудиторів може входити аудитор-стажер.

Доказ аудиту – протоколи, записи, виклади фактів чи інша інформація, яка пов’язана з критеріями аудиту і може бути перевірена.

Коригувальна дія – дія, яку виконують для усунення виявленої невідповідності, причини виявленої невідповідності.

Критерії аудиту – сукупність політик, методик чи вимог. Критерії аудиту використовуються як еталон, з яким співвідносять докази аудиту.

Невідповідність – невиконання вимоги.

План аудиту – опис дій і заходів, необхідних для проведення аудиту.

Провідний аудитор – керівник групи аудиторів, призначений уповноваженим з питань СУЯ.

Програма аудиту – один чи декілька аудитів (перевірок), запланованих на конкретний період часу і спрямованих на досягнення конкретної мети. Програма аудиту включає всю діяльність, необхідну для планування, організації та проведення аудитів.  

Стандарти ISO серії 9000 – це міжнародні і національні стандарти: ISO 9000, ДСТУ ISO 9000, ISO 9001, ДСТУ ISO 9001, ISO 9004, ДСТУ ISO 9004.

1.6. Компетенція щодо організації, контролю та проведення аудитів (перевірок).

Організація проведення внутрішніх аудитів (перевірок) може проводитись у відповідності до програми внутрішніх аудитів або графіка (плану) перевірок, тощо (далі Програма внутрішніх аудитів).

Міський голова затверджує Програму внутрішніх аудитів, провідного аудитора та персональний склад групи внутрішніх аудиторів.

Уповноважений з питань СУЯ проводить аналіз результатів внутрішнього аудиту та аналіз виконання Програми внутрішніх аудитів і подає звіт про результати внутрішніх аудитів міському голові на ознайомлення чи/або затвердження.

Провідний аудитор відповідає за виконання всіх етапів аудиту, має повноваження щодо прийняття остаточного рішення відносно аудиту і зроблених під час нього спостережень та відповідає за:

– проведення аналізу документів виконавчого органу (посадової особи), у якому проводиться аудит;

– підготовку питань внутрішнього аудиту;

– координацію роботи групи аудиторів;

– проведення внутрішніх аудитів;

– ведення документації внутрішніх аудитів;

– подання результатів внутрішнього аудиту уповноваженому з питань СУЯ .

Провідний аудитор, за розпорядженням уповноваженого з питань СУЯ, може здійснювати контроль за виконанням коригувальних дій.

Аудитор відповідає за виконання всіх вимог щодо внутрішнього аудиту, документування спостережень, зроблених під час аудиту, встановлення невідповідностей, об’єктивність, аналіз і узагальнення результатів своєї діяльності в ході аудиту.

Керівник виконавчого органу (посадова особа) організації, у якому здійснюється аудит, відповідає за інформування працівників виконавчого органу (посадової особи) про цілі та об’єм внутрішнього аудиту, забезпечення доступу внутрішніх аудиторів до необхідних документів, матеріалів, пристроїв, аналізування результатів внутрішнього аудиту, планування та виконання коригувальних дій за результатами аудиту.

• Основні принципи проведення внутрішнього аудиту:

– етичність поведінки;

– неупередженість, незалежність та об’єктивність;

– прийняття рішення на основі доказів аудиту (фактів).

1.8. Документами внутрішнього аудиту є:

– програма внутрішнього аудиту;

– документована інформація (Протокол) про проведення внутрішнього аудиту;

– протокол про невідповідність.

Розділ 2. Підбір і підготовка внутрішніх аудиторів

2.1. Внутрішні аудитори призначаються з числа посадових осіб організації. Аудитором призначається особа, яка має відповідні особисті якості та компетентність, необхідні для проведення аудиту.

2.2. Персональний склад групи внутрішніх аудиторів затверджується розпорядженням міського голови. Аудитори, у своїй діяльності щодо організації та проведення аудиту, підпорядковуються провідному аудитору. Провідний аудитор з питань організації та проведення аудиту підпорядковується лише міському голові.

Уповноважений з питань СУЯ організовує роботу внутрішніх аудиторів їх навчання та підвищення компетентності.

2.3. Внутрішні аудитори повинні пройти належну підготовку (навчання), мати практичні навички проведення аудиту, бути ознайомленими зі стандартами ISO серії 9000, рекомендаціями  ISO 19011, документами системи управління якістю організації та вимогами цієї Інструкції.

Компетентність внутрішніх аудиторів повинна відповідати критеріям, наведеним в додатку 1 до цієї Інструкції.

Підготовка аудиторів може проводитися у зовнішніх спеціалізованих організаціях з отриманням підтверджуючого документа про проходження навчання або безпосередньо в організації під керівництвом уповноваженого з питань СУЯ чи залучених сторонніх осіб.

Обсяг підготовки повинен бути таким, щоб забезпечити компетентність аудитора як у питаннях функціонування системи управління якістю у організації, так і в принципах проведення аудитів, зокрема:

– знання вимог стандартів ISO серії 9001, на відповідність яким здійснюються аудити;

– методи і техніка проведення бесіди, спостереження, вивчення документів та робота з ними, оцінювання та підготовки звітів;

– додаткові навички, необхідні для проведення аудитів, такі як спілкування, документування, здібність до керування, вміння планувати й аналізувати.

2.4. До проведення внутрішніх аудитів можуть залучатися зовнішні аудитори та незалежні спеціалісти, що мають досвід роботи в управлінні якістю, а також аудитори-стажери.

2.5. В процесі підготовки та проведення внутрішніх аудитів у структурних підрозділах та посадових осіб організації аудитори керуються вимогами: законодавчих, нормативно-правових та розпорядчих документів, стандартів ISO, Програмою внутрішніх аудитів та цією Інструкцією.

Розділ 3. Програма внутрішніх аудитів

3.1. Планування внутрішніх аудитів відбувається шляхом формування Програми внутрішнього аудиту, виходячи із принципу систематичності аналізу діяльності організації, враховуючи, що всі процеси та всі виконавчі органи підлягають перевірці не рідше одного разу на 3 роки.

Регулярність внутрішніх аудитів (перевірок), що включає в себе перевірку окремих виконавчих органів та/ або посадових осіб за напрямками діяльності (надання адміністративних послуг, фінансово-господарська діяльність, охорона праці тощо), планується у відповідності вимог законодавчих, нормативно-правових та розпорядчих документів.

При плануванні внутрішніх аудитів враховуються статус та важливість процесів, що перевіряються, а також результати попередніх аудитів.

3.2. Проект Програми внутрішніх аудитів на наступний рік, розробляється та подається на затвердження міському голові, як правило, не пізніше 25 грудня поточного року.

Програма внутрішніх аудитів (далі – Програма) розробляється уповноваженим з питань СУЯ та затверджується розпорядженням міського голови.

3.3. У Програмі внутрішніх аудитів обов’язково зазначаються:

– термін проведення аудиту та його обсяг;

– провідний аудитор та аудиторська група;

– цілі та критерії аудиту;

– відмітка про проведення аудиту;

– методи аудиту;

– підсумковий запис.

3.4. Розпорядження міського голови з Програмою внутрішніх аудитів направляється усім структурним підрозділам та внутрішнім аудиторам.

3.5. У разі виникнення необхідності (у зв’язку з результатами попередніх перевірок, змінами організаційної структури організації, впровадженням нових чи внесенням змін до чинних процедур системи управління якістю тощо) міський голова, за поданням уповноваженого з питань СУЯ, приймає рішення про проведення позапланового аудиту.

3.6. Відповідно до Програми внутрішніх аудитів уповноважений з питань СУЯ забезпечує управління її виконання шляхом інформування виконавчого органу про внутрішній аудит, при цьому зазначається ціль, вид, метод аудиту, ресурси, критерії аудиту, документи що підлягають перевірці, аудиторська група, дата, час та місце проведення аудиту. У разі письмового інформування про внутрішній аудит може застосовуватися форма Повідомлення про внутрішній аудит (додаток 2).

3.7. Склад групи аудиторів відображається в Програмі внутрішніх аудитів. Вибір аудиторів здійснюється, виходячи з таких принципів:

– незалежності аудиторів від виконавчого органу (посадової особи), в якому передбачений аудит;

–  компетентності в діяльності, що належить перевірці.

Внутрішні аудитори несуть персональну відповідальність за достовірність даних за результатами внутрішніх аудитів, викладених у документованій інформації (протоколі) про проведення внутрішнього аудиту.

3.8. Провідний аудитор не має права перевіряти власну роботу або виконавчий орган, у якому він працює.

3.9. З метою аналізу виконання Програми внутрішніх аудитів уповноважений з питань СУЯ в кінці календарного року та після проведення внутрішніх аудитів робить підсумковий запис у Програмі внутрішніх аудитів. Підсумковий запис передбачає кількісний та якісний аналіз виконання Програми внутрішніх аудитів, а саме: вказується кількість проведених та не проведених аудитів, кількість позапланових аудитів, аналіз причин, у зв’язку з якими не проведено аудити та причини проведення позапланових аудитів.

Підсумковий запис є звітом про виконання Програми внутрішніх аудитів та невід’ємною частиною аналізу функціонування системи управління якістю за звітний період.

Розділ 4. Підготовка внутрішніх аудитів

4.1. Підготовка внутрішніх аудитів передбачає виконання таких дій:

– повідомлення про проведення внутрішнього аудиту;

– проведення попереднього аналізу документів, які регламентують роботу виконавчого органу (посадової особи);

–  підготовка питань аудиту.

4.2. У разі проведення планового аудиту повідомлення виконавчого органу та членів аудиторської групи здійснюється, як правило, не пізніше як за 5 робочих днів до проведення аудиту.

У разі проведення позапланового аудиту термін повідомлення може бути скорочено до 1 дня.

4.3. Керівник виконавчого органу (посадова особа), у якого передбачено проведення аудиту, зобов’язаний надати на вимогу провідного аудитора для попереднього вивчення документи, що підлягають перевірці.

4.4. На стадії підготовки до аудиту аудитори повинні насамперед проаналізувати документи, які регламентують діяльність виконавчого органу (посадової особи) (положення, інструкції, процедури тощо) чи процеси, які перевірятимуться. Крім того, вони враховують і вивчають всі документи, які стосуються виконавчого органу (посадової особи), що перевіряється, результати попередніх аудитів, а також нормативно-правові вимоги.

Перевірка документації є початковою стадією аудиту й одержані дані можуть фіксуватися в Протоколі проведення внутрішнього аудиту (додаток 3 до Інструкції). Необхідно переконатися, що вся документація актуалізована й ідентифікована. В іншому випадку встановлюється факт невідповідності, про що робиться помітка у Протоколі внутрішнього аудиту. При цьому аудитори можуть проконсультуватися з керівником виконавчого органу (посадової особи) й отримати необхідну інформацію. Зокрема, вони повинні отримати точні дані про кадровий склад працівників виконавчого органу (посадової особи), який перевіряється, а також про його організаційну структуру, підлеглість та розподіл повноважень.

В окремих ситуаціях аналіз документації може бути відкладений до початку аудиту безпосередньо у виконавчому органі, якщо це не зменшує результативності самого аудиту. Також може бути здійснений попередній візит провідним аудитором до виконавчого органу (посадової особи) для отримання додаткової інформації.

4.5. В ході аналізу документації провідний аудитор визначає теми і блоки питань, враховуючи особливості функціонування системи управління якістю у конкретному виконавчому органі. Головна мета, яку повинен ставити провідний аудитор, полягає в тому, щоб у результаті проведення аудиту отримати достатній обсяг інформації і даних, який дозволяє чітко встановити:

– чи всі документи та інші дані, які використовуються для опису системи й діяльності виконавчого органу (посадової особи), є достатніми для досягнення встановлених цілей у сфері якості;

– чи можна стверджувати, що працівники, яких перевіряють, мають у своєму розпорядженні, розуміють й використовують положення, процедури, інструкції та інші чинні документи, які описують правила й вимоги функціонування системи управління якістю.

4.6. На основі вивчення наданих документів провідний аудитор складає перелік базових питань, які пізніше вносить до Протоколу проведення внутрішнього аудиту. Кількість питань не регламентується. Головна вимога до питань аудиту – вони повинні охоплювати в цілому всі теми і види діяльності, які належить перевірити, виходячи з поставленої мети й завдань аудиту.

Склад запитань аудиту є комбінацією:

– запитань про наявність документів, які регламентують порядок здійснення процесів, процедур, тощо;

– запитань для з’ясування чи ознайомлені працівники із вказаними документами, чи знають вони їх зміст;

– запитань для підтвердження, що працівники виконавчого органу (посадової особи) дотримуються встановлених вимог;

– запитань, які дозволяють переконатися, що результати виконаних робіт чи наданих послуг документуються належним чином.

4.7. В процесі проведення аудиту, як правило, виникає необхідність ставити додаткові питання, які відображають специфіку роботи виконавчого органу (посадової особи), які провідний аудитор записує в Протокол проведення внутрішнього аудиту. Перелік базових питань може бути заздалегідь переданий керівнику виконавчого органу (посадової особи) для полегшення підготовки до аудиту.

Розділ 5. Проведення внутрішніх аудитів

5.1. Внутрішні аудити в організації проводяться на підставі вимог викладених в стандарті ISO 9001, настанові з якості та інших законодавчих, нормативно правових та розпорядчих документах.

5.2. Процес проведення внутрішнього аудиту фіксується у задокументованій інформації або/чи у Протоколі проведення внутрішнього аудиту та у разі потреби в Протоколах про невідповідності.

5.3. Безпосередньо перед початком проведення аудиту провідним аудитором проводиться вступна зустріч, в якій беруть участь аудитори, керівник та працівники виконавчого органу (посадової особи), що перевіряється. Під час зустрічі висвітлюються й узгоджуються такі питання:

• сфера діяльності та мета аудиту;
• викладення порядку проведення аудиту з уточненням черговості зустрічей, відвідувань та часу;
• з’ясування всіх необхідних чи незрозумілих деталей аудиту, наприклад, порядку запису невідповідностей, складання звіту, призначення коригувальних дій.

5.4. Група аудиторів проводить збір доказів аудиту шляхом опитування працівників, аналізу документів, огляду і спостереження за діяльністю та умовами на робочих місцях.

Опитування проводиться у вигляді співбесіди з окремими працівниками. Суперечності, непорозуміння необхідно обов’язково обговорити й проаналізувати. Відповіді опитуваних повинні бути підтверджені документально. З цією метою аудитор просить показати йому документ, який стосується теми, відповідний протокол, акт, конкретний запис, візу тощо або робить потрібний висновок на підставі аналогічних тверджень інших опитуваних співробітників.

До обов’язків аудитора належить також перевірка робочої документації на місцях, правильності її ведення, зберігання, використання, ідентифікації окремих екземплярів.

5.5. Всі отримані як підтвердження відомості й конкретні дані аудитори повинні фіксувати в задокументованій формі безпосередньо під час проведення внутрішнього аудиту із зазначенням назв (позначень) та номерів підтверджуючих документів.

Оформлення результатів внутрішнього аудиту (перевірки) здійснюється у формі документованої інформації: відповідно до встановлених вимог, передбачених нормативно-правовими чи розпорядчими актами, в довільній формі або у вигляді Протоколу проведення внутрішнього аудиту (додаток 3).

5.6. Після закінчення аудиту аудитори повинні розглянути й проаналізувати всі свої спостереження, щоб остаточно вирішити, які з них повинні бути показані як невідповідності чи зауваження.

Невідповідності повинні бути встановлені на основі конкретних доказів невиконання вимог: стандарту ISO 9001, документації системи управління якістю, законів України, нормативно-правових актів та розпорядчих документів.

Усі встановлені невідповідності фіксуються в Протоколах про невідповідності (Додаток 4).

5.7. Після проведення внутрішнього аудиту та підбиття підсумків групою аудиторів провідний аудитор організовує підсумкову зустріч для оголошення результатів перевірки. Провідний аудитор обов’язково зазначає:

• стан виконання коригувальних дій за результатами попередніх внутрішніх аудитів;
• невідповідності, виявлені під час аудиту;
• загальні зауваження, виявлені під час проведення аудиту;
• потенціал та рекомендовані дії для покращення;
• позитивний досвід;
• оцінку відповідності вимогам ISO 9001 та документації системи управління якістю;
• тощо.

Рекомендації для покращення не є обов’язковими до виконання виконавчим органом.

5.8. Результатом проведення внутрішнього аудиту у виконавчому органі (посадової особи) є документована інформація. Документована інформація заповнюється провідним аудитором та є звітом про роботу аудиторської групи.

5.9. Підписана керівником виконавчого органу (посадовою особою) та провідним аудитором документована інформація передається Уповноваженому з питань СУЯ для подальшого зберігання, а його копія надсилається у виконавчий орган.

Розділ 6. Коригувальні та запобіжні дії за результатами аудиту

6.1. З метою усунення невідповідностей, виявлених під час аудиту, та запобігання їх повторенню керівник виконавчого органу (посадова особа) повинен здійснити певні заходи щодо усунення причин невідповідностей – коригувальні дії.

6.2. На основі документованої інформації керівник виконавчого органу (посадова особа) протягом 5 робочих днів організовує проведення аналізу виявлених невідповідностей та розробляє заходи для їх усунення. Коригувальні дії погоджуються з провідним аудитором, а в окремих випадках – з Уповноваженим з питань СУЯ.

Призначення коригувальних дій фіксується за допомогою їх запису в додатку до Протоколу невідповідності із зазначенням запланованої дати виконання.

Копії вказаних протоколів передаються керівнику виконавчого органу (посадовій особі), оригінали залишаються у провідного аудитора до моменту подання звіту Уповноваженому з питань СУЯ.

6.3. Провідний аудитор чи особа визначена уповноваженим з питань СУЯ контролює впровадження запропонованих коригувальних дій та слідкує за термінами виконання.

За результатами виконання коригувальних дій, визначена особа, робить відмітки у Протоколі невідповідності та передає його Уповноваженому з питань СУЯ для здійснення оцінки ефективності коригувальних дій та подальшого зберігання.

6.4. В разі, якщо невідповідність, виявлена в ході аудиту, не відноситься безпосередньо до виконавчого органу (посадової особи), який перевіряється, вона заноситься в протокол аудиту. Відповідальні особи для прийняття рішення щодо аналізу причин виникнення невідповідності, визначення коригувальних дій та здійснення контролю за їх виконанням призначаються уповноваженим з питань СУЯ.

Розділ 7. Аналіз проведення внутрішніх аудитів

За результатами виконання Програми внутрішніх аудитів та коригувальних дій, уповноважений з питань СУЯ готує звіт (довільна форма),  який є обов’язковою складовою аналізу з боку керівництва функціонування системи управління якістю.

Вхідними показниками аналізу можуть бути:

• виконання Програми внутрішніх аудитів;
• правильність оформлення та зберігання протоколів внутрішніх аудитів;
• необхідність підготовки внутрішніх аудиторів;
• відповідність та актуальність чинної Інструкції організації та проведення внутрішніх аудитів.
• результативність аудитів (на основі звіту за результатами внутрішніх аудитів);
• ефективність та результативність проведених коригувальних дій.

Вихідні показники аналізу:

• планування Програми внутрішніх аудитів;
• визначення потреби в ресурсах для проведення внутрішніх аудитів;
• удосконалення документації та методів проведення аудитів, тощо.

Додатки:

1. Вимоги до компетентності внутрішніх аудиторів, на 1 аркуші.
2. Повідомлення про внутрішній аудит, на 1 аркуші.
3. Протокол проведення внутрішнього аудиту, на 2 аркушах.
4. Протокол про невідповідність (зауваження), на 1 аркуші.

Керуючий справами(секретар)

виконавчого комітету                                                        Леся ТХОРЖЕВСЬКА

Додаток 1 до інструкції

Вимоги до компетентності внутрішніх аудиторів

Додаток 2 до інструкції

від_____________№_______

Уповноважений з питань СУЯ   _______________
^{(підпис)                                                         (ПІБ)}

Додаток 3 до інструкції

Провідний аудитор                                                                             ________________            __________________

                                                                                                ^{(підпис)                                                                     (ПІБ)}

Керівник виконавчого органу (посадової особи)                         _________________              ___________________

                                 ^{(підпис)                                                                      (ПІБ)}

Додаток 4 до інструкції

Невідповідності

виявлені при проведені внутрішнього аудиту у

­­­­­­­­­­­­            (назва підрозділу, посадової особи)

Коригувальних дій __________       із них: Виконано вчасно _____________

Виконано з порушенням термінів __________

Не виконано ____________

Провідний аудитор                                                                        ____________

Керівник виконавчого органу                                                                 _____________

Уповноважений з питань СУЯ                                                                _____________

«___» ________ 20__ року