Звіт про кінцевих бенефіціарів у 2021 році. Термін подання та особливості оформлення

Звіт про кінцевих бенефіціарів в 2021 році (у обсязі документів визначених законодавством) повинен бути поданий протягом трьох місяців з дня набрання чинності нормативно-правовим актом, яким затверджена форма та зміст структури власності – у відповідності до вимог частини 4 Розділу Х Закону України від 06.12.2019 р. № 361-IX  (далі – Закон №361).

Нормативно-правовий акт яким затверджена форма та зміст структури власності, а саме Наказ Міністерства фінансів України від 19.03.2021 року № 163 «Про затвердження Положення про форму та зміст структури власності» (далі – Наказ про структуру власності № 163)  набрав чинності 11 липня 2021 року,  і відповідно тримісячний строк відведений Законом № 361 на подання звіту з відомостями про бенефіціарів у 2021 році обліковується з 11 липня 2021 по 10 жовтня 2021 року (включно).

Таким чином,  до 10 жовтня 2021 року всі юридичні особи (за винятком наведених нижче), щодо яких в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб–підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР) мають міститися відомості про кінцевих бенефіціарних власників та які зареєстровані до  дати набрання чинності Наказом про структуру власності № 163, мають подати державному реєстратору вперше звіт з відомостями про бенефіціарів.

Хто не подає звіт про кінцевих бенефіціарів

Перелік юридичних осіб звільнених від обов’язку подавати відомості про кінцевого бенефіціарного власника наведений у п. 9 ч. 2 ст. 9 Закону України від 15 травня 2003 року № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців» (далі – Закон № 755).

Не надають відомості про кінцевого бенефіціарного власника у 2021 році: політичні партії, профспілки, творчі спілки, організації роботодавців та їх об’єднання, адвокатські об’єднання, об’єднання співвласників багатоквартирного будинку (ОСББ), релігійні організації, державні органи, державні та комунальні підприємства; установи, організації, заклади охорони здоров’я які перебувають у державній чи комунальній власності територіальної громади або об’єднаної територіальної громади.

Звіт про кінцевих бенефіціарів подається обов’язково, навіть якщо інформація в ЕДР актуальна

Навіть при наявності актуальної інформації в ЄДР, до 10 жовтня 2021 року (включно) необхідно все одно подати державному реєстратору первісний звіт про кінцевих бенефіціарів (у обсязі документів визначених у Законі № 361).

Про це зазначено у листі Міністерство юстиції України від 09 липня 2021 року № 32032/8.4.4/32-21 «Щодо оновлення відомостей про кінцевих бенефіціарних власників», в якому акцентовано увагу на тому, що всі юридичні особи, щодо яких в ЄДР мають міститися відомості про кінцевого бенефіціарного власника, в тому числі ті які зареєстровані до набрання чинності Наказом про структуру власності № 163, з дня набрання чинності цим наказом протягом трьох місяців мають подати державному реєстратору документи які містять оновлені відомості про кінцевих бенефіціарних власників, незалежно від того, чи міститься про них актуальні відомості в ЄДР, чи такі відомості потребують оновлення.  Для цього на першій сторінці заяви  у розділі “Стан відомостей про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи” необхідно поставити позначку напроти “відомості потребують оновлення” та заповнити сторінку 2 заяви . Якщо осіб, які є кінцевими бенефіціарними власниками, більше ніж одна, заповнюється відповідна кількість аркушів сторінки 2 заяви. При цьому в полі “Відомості про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи” проставляється відповідно символ та число “N1”, “N2” і т.д.,  які зазначаються в процесі  послідовного заповнення аркушів відомостями про бенефіціарів.

Документи для складання звіту

Для внесення інформації в ЄДР, звіт про кінцевих бенефіціарів у 2021 році формується (у обсязі визначеному у статті 17¹ Закону № 755) з наступних документів:

• заява щодо державної реєстрації юридичної особи (крім громадських формувань та органів влади) – форма 2,або заява щодо державної реєстрації юридичної особи громадського формування – форма 4;
• структура власності за формою та змістом відповідно до Наказу про структуру власності № 163;
• витяг, виписку чи інший документ з торговельного, банківського, судового реєстру тощо, що підтверджує реєстрацію юридичної особи нерезидента в країні її місцезнаходження, – у разі коли засновником юридичної особи є юридична особа – нерезидент;
• нотаріально засвідчена копія документа, що посвідчує особу, яка має статус як кінцевий бенефіціарний власник юридичної особи, для фізичної особи-нерезидента та, якщо такий документ оформлений без застосування засобів Єдиного державного демографічного реєстру – для фізичної особи-резидента.

Щодо фізичної особи-резидента зауважимо, що листом Міністерства юстиції України від 19.05.2020 р. N 107/8.4.4/32-20 надано роз’яснення, що якщо фізична особа–резидент є кінцевим бенефіціарним власником і має паспорт громадянина України у формі книжечки (а не ID картки з безконтактним електронним носієм), то необхідно подавати нотаріально засвідчену копію паспорта (сторінки, на яких зазначено реквізити документа та прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи, якій його видано).

У разі наявності ID картки у резидента, жодних копій не вимагається. Дані ID картки резидента достатньо вказати у реєстраційній заяві форми 6.

Також зауважимо, що документи видані за законодавством іноземної держави повинні бути легалізовані (консульська легалізація чи апостиль)  згідно з п. 13 ч.1 статті 15 Закону № 755, якщо інше не встановлено міжнародними договорами України. Документ, викладений іноземною мовою, повинен бути перекладений на українську мову із засвідченням вірності перекладу з однієї мови на іншу, або підпису перекладача (п. 14 ч.1 статті 15 Закону № 755).

Залишається відкритим питання актуальності документів компаній-неризидентів. Міністерство юстиції України у листі від 11.06.2021 № 5178/8.4.4/32-21 «Щодо затвердження Положення про форму та зміст структури власності»     надало роз’яснення, що Законом № 755 не визначено строку дії документа, що підтверджує реєстрацію юридичної особи- нерезидента в країні її місцезнаходження, а також нотаріально засвідченої копії документа, що посвідчує особу, яка підпадає під визначення «кінцевий бенефіціарний власник» відповідно норм Закону № 361. Таким чином, станом на серпень 2021 року залишається неврегульованим питання стосовно строків актуальності реєстраційних документів юридичної особи–нерезидента.

Відповідно до Закону № 361 інформація про бенефіциарних власників  обов’язково повинна бути доступна в формі відкритих даних.  На таку інформацію не розповсюджуються вимоги Закону України “Про захист персональних даних”, а тому отримувати від кінцевих бенефіціарних власників лист-згоду на обробку персональних даних не потрібно.

Оновлені форми заяв для звіту

Акцентуємо увагу на тому, що звіт про кінцевих бенефіціарів в 2021 році необхідно подавати з використанням оновлених у липні 2021 року форм заяв, нова редакція яких почала діяти з 11 липня 2021 року відповідно до Наказу Міністерства юстиції України від 29 червня 2021 року №2320/5 (далі – Наказ № 2320/5).

Наказом № 2320/5, який набрав чинності 11.07.2021, було скорочено перелік реєстраційних заяв і затверджено серед інших такі оновлені форми заяв щодо державної реєстрації юридичної особи:

• форма 2«Заява щодо державної реєстрації юридичної особи (крім громадських формувань та органів влади)»;
• форма 4«Заява щодо державної реєстрації юридичної особи – громадського формування»;
• форма 6«Заява щодо підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи».

Також, Наказом Міністерства юстиції України від 08 липня 2021 року № 2398/5 «Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 18 листопада 2016 року № 3268/5»  було також оновлена:

• форма 5«Заява щодо державної реєстрації відокремленого підрозділу юридичної особи».

Стосовно форми 5 відзначимо, що для оновлення відомостей про бенефіціарів, відповідні документи можуть бути подані разом із заявою щодо державної реєстрації відокремленого підрозділу юридичної особи (форма 5)  у випадку, якщо у юридичної особи є потреба у проведенні реєстраційних дій відносно її відокремленого підрозділу.

Починаючи з 11 липня 2021 року, наведені вище документи, які містять відомості про кінцевих бенефіціарних власників, стають невід’ємною частиною документів на підставі яких здійснюється державна реєстрація юридичних осіб зазначених в п.9 ч.2 статті 9 Закону № 755.

Форми заяв для звіту. Завантаження з Інтернет

Для оформлення звітів про кінцевих бенефіціарів, станом на серпень 2021 року оновлені форми заяв можливо скачати з сайту Міністерства юстиції України за онлайн адресами наведеними нижче.

Посилання на файли з формами заяв у форматі PDF файлів, які зручні для  роздрукування та подальшого їх заповнення від руки, розміщені за адресою: https://minjust.gov.ua/m/formi-zayav-u-sferi-derjavnoi-reestratsii-yuridichnih-osib-fizichnih-osib-pidpriemtsiv-ta-gromadskih-formuvan-8149.

Посилання на файли з формами заяв у форматі EXCEL файлів, які зручні для заповнення в електронному вигляді та подальшого їх роздрукування, розміщені за адресою: https://minjust.gov.ua/m/formi-zayav-u-sferi-derjavnoi-reestratsii-yuridichnih-osib-fizichnih-osib-pidpriemtsiv-ta-gromadskih-formuvan-8148.

Для полегшення заповнення форм заяв, Міністерством юстиції України розроблені зразки заповнення заяв за найбільш популярними реєстраційними діями. Станом на серпень 2021 року, зі зразками заповнення заяв можна ознайомитися на сайті Міністерства юстиції України за  адресою: https://minjust.gov.ua/m/zrazki-zapovnennya-zayav-za-naybilsh-populyarnimi-reestratsiynimi-diyami .

Складання та оформлення структури власності для звіту

Перед складанням структури власності, спочатку варто ознайомитися зі зразками  складання схематичного зображення структури власності розміщених на сайті Міністерства фінансів України на веб-сторінці “Зразки складання схематичного зображення структури власності“.

Структура власності складається як схематичне зображення в довільній формі, на якому відображаються всі особи, які прямо чи опосередковано володіють юридичною особою самостійно, чи спільно з іншими особами. Іншими словами,  на схематичному зображенні слід відобразити всіх учасників (засновників) незалежно від частки в статутному капіталі, з зазначенням часток (відсотків) корпоративних прав, що належить кожному учаснику (засновнику) – фізичній чи юридичній особі.

Для фізичних осіб необхідно зазначити статус: нерезидент, чи громадянин України (ПІБ, ІПН, дата народження).

Опис здійснення вирішального впливу кінцевого бенефіціарного власника на діяльність юридичної особи необхідно оформити  з використанням позначень: ПВВ (прямий вирішальний вплив), чи НПП (непрямий вирішальний вплив). Ця вимога не стосується фізичних осіб які мають частку (відсоток) у статутному капіталі чи праві голосу менші за 25%.

На даний час Законом № 361 не врегульовано питання стосовно періодичності подачі оновленої структури власності. Зокрема,  у структурі власності юридичної особи доволі часто відбуваються зміни, які не впливають на визначення кінцевого бенефіціарного власника (власників),  а тому і відсутня потреба надавати державному реєстратору оновлену структуру власності. Це  питання є актуальним в першу чергу для  акціонерних товариств, у яких міноритарні власники акцій можуть змінюватися кожного тижня.

Обставини за яких подається звіт про кінцевих бенефіціарів

Оновити в ЄДР відомості про кінцевого бенефіціарного власника можливо як під час проведення окремої реєстраційної дії ( відповідно до ч.4 статті 17 Закону №755), так і при вчиненні інших реєстраційних дій – при вчиненні яких передбачено подання документів для встановлення відомостей про кінцевого бенефіціарного власника.

З прийняттям Закону № 36, звіт про кінцевих бенефіціарів (у обсязі документів визначеному Законом № 361) подається державному реєстратору у наступних випадках:

1) Подання початкового звіту у зв’язку з прийняттям Закону 361

Не пізніше 10 жовтня 2021 року (включно), початковий звіт з відомостями про кінцевих бенефіціарів необхідно надати державному реєстратору юридичним особам які були зареєстровані до 11 липня 2021 року (дата набрання чинності Наказом про структуру власності № 163).

2) Подання звіту в момент вчинення реєстраційної дії

Звіт про кінцевих бенефіціарів надається в момент вчинення певних реєстраційної дії: державної реєстрації юридичної особи або внесення змін до відомостей про юридичну особу у тому числі до відомостей про розмір статутного капіталу, розміри часток у статутному капіталі чи склад учасників товариства з обмеженою відповідальністю, а також при здійсненні інших реєстраційних дій (відповідно до ст. 17 та ст. 22 Закону №755). Якщо зміни у структурі власності та інформації про кінцевого бенефіціарного власника (власників) юридичної особи відсутні, юридичні особи зобов’язані повідомляти державного реєстратора про відсутність таких змін при проведенні державної реєстрації будь-яких змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в ЄДР — шляхом заповнення та подання державному реєстратору форми 6 «Заява щодо підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи».

3) Щорічний звіт про кінцевих бенефіціарів

Відомості про кінцевого бенефіціарного власника та структуру власності для всіх визначених Законом №361 юридичних осіб необхідно буде підтверджувати щорічно —   протягом 14 календарних днів, починаючи з наступного року з дати державної реєстрації юридичної особи (ст. 171 Закону № 755). Таку процедуру належить виконувати навіть коли відомості про кінцевого бенефіціарного власника не зазнали змін протягом звітного року.

Черговий щорічний звіт про кінцевих бенефіціарів необхідно буде подати вже у 2022 році. Так, відповідно до роз’яснень Міністерства юстиції України у листі від 13.01.2021 р. № 245/8.4.4/32-21 стосовно щорічного підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника зазначено наступне: «… оскільки у 2020 році нормативно-правовий акт з затвердженою формою і змістом структури власності не був прийнятий, то подання вперше відомостей про кінцевого бенефіціарного власника за Законом № 361 очікується у 2021 році. Оскільки йдеться про щорічне підтвердження, то виходячи з цього принципу наступне щорічне підтвердження необхідно буде здійснити протягом 2022 року».

4) Подання звіту у зв’язку зі змінами у відомостях про кінцевих бенефіціарів

Якщо відомості про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи зазнали змін, то оновлений звіт про кінцевих бенефіціарів повинен бути поданий державному реєстратору протягом 30 робочих днів з дня їх виникнення (відповідно до вимог ч.21 ст.17 Закону № 755), шляхом заповнення та подання форми 6 «Заява щодо підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи», разом з іншими документами (які підтверджують ці зміни).

5) Подання звіту у разі виявлення неповноти або неточностей

Оновлений звіт про кінцевих бенефіціарів заявнику необхідно повторно направити державному реєстратору не пізніше трьох робочих днів з дня виявлення неповноти або неточностей чи помилок у раніше наданих державному реєстратору документах ( ч. 23 статті 17 Закону № 755). Повторно направлений звіт (у складі заповненої форми 6, а також структури власності та інших підтверджуючих документів) повинен вже містити відкориговані відомості про кінцевих бенефіціарних власників та структуру власності.

Кому подавати звіт з відомостями про бенефіціарів

До 10 жовтня 2021 року, юридичним особам (за виключенням громадських формувань) необхідно подати документи з відомостями про бенефіціарів:

• державному реєстратору через центр надання адміністративних послуг (далі – ЦНАП), або
• державному чи приватному нотаріусу, який здійснює надання послуг зі здійснення реєстраційних дій та внесення інформації до ЄДР.

У випадку якщо юридична особа є громадським формуванням (організацією), то документи які містять відомості про бенефіціарів потрібно подати до відповідного територіального управління Міністерства юстиції України. Такі дії можливо зробити прямо звернувшись до територіального управління Міністерства юстиції України, або подати документи з відомостями про бенефіціарів до ЦНАП, у разі якщо такий ЦНАП за місцезнаходженням заявника (місті чи іншомунаселеному пункті) уповноважений здійснювати прийняття документів громадських формувань для подальшого направлення до територіального управління Мінюсту України.

Незалежно від організаційно-правової форми юридичної особи, юридична особа-заявник може направити документи які містять відомості про бенефіціарів через відділення Укрпошти – рекомендованим лист з описом вкладених документів та повідомленням про вручення. У разі направлення документів з відомостями про бенефіціарів через місцеве відділення Укрпошти, підписи керівника (чи належним чином уповноваженої особи) юридичної особи-заявника необхідно засвідчити нотаріально на заявах (форма 2 форма 4, форма 6), схематичному зображенні структури власності, копіях сторінок паспортів.

Перевірка  інформації у звіті про бенефіціарів

На виконання вимог ч. 3 ст. 6 Закону № 755, під час проведення реєстраційних дій щодо юридичної особи (крім державної реєстрації припинення) та наступного внесення відповідної інформації до ЄДР, державний реєстратор обов’язково здійснює перевірку (верифікацію) документів звіту, які містять відомості про кінцевих бенефіціарних власників. Для цього державний реєстратор використовує відомості Державного реєстру актів цивільного стану громадян, Єдиного державного демографічного реєстру, Державного реєстру фізичних осіб – платників податків, Єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України щодо розшуку осіб, зниклих безвісти, та викрадених (втрачених) документів за зверненнями громадян. Інформація отримана державним реєстратором з зазначених реєстрів залишається у відповідній реєстраційній справі.

Суб’єкти первинного фінансового моніторингу (включаючи банки, страхові та фінансові компанії, юридичні компанії, нотаріусів, аудиторів, податкових консультантів) зобов’язані самостійно ідентифікувати кінцевих бенефіціарних власників  і у випадку неспівпадіння інформації з даними ЄДР повідомляти про це Державну службу фінансового моніторингу України.

Адміністративний збір

Адміністративний збір не буде справлятися у разі подання державному реєстратору звіту про кінцевих бенефіціарів (в обсязі документів визначених Законом № 361) до 10 жовтня 2021 року (включно), тобто протягом трьох місяців з дня набрання чинності Наказом про структуру власності № 163.

Разом з тим, у разі одночасного внесення інших змін до відомостей  ЄДР про юридичну особу чи закінчення тримісячного строку з дня набрання чинності Наказом про структуру власності № 163, адміністративний збір буде справлятися у розмірі встановленому статтею 36 Закону № 755.