ФАСТІВСЬКА  МІСЬКА  РАДА  КИЇВСЬКОЇ  ОБЛАСТІ

        08500, м. Фастів Київської області, площа Соборна, 1, телефони: 6-02-16; 6-31-00

Р І Ш Е Н Н Я

№ 18-VІІ-VIIІ

від  01.03.2021 року

 

Про  затвердження  Регламенту  роботи

виконавчих органів Фастівської міської ради

З метою правового врегулювання діяльності  виконавчого комітету Фастівської міської ради, його виконавчих органів, конкретизації функцій і повноважень  посадових  осіб  Фастівської міської ради та її виконавчих органів, керуючись ст. 25 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,

   міська рада

                                                 В И Р І Ш И Л А :

1. Затвердити Регламент роботи виконавчих органів Фастівської міської ради, що додається.
2. Виконавчим органам Фастівської міської ради забезпечити неухильне додержання положень Регламенту .
3. Визнати таким, що втратило чинність рішення виконавчого комітету  від 18.06.2018 року № 301 «Про затвердження Регламенту роботи виконавчих органів Фастівської міської ради».
4. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету Фастівської міської ради.

 

Міський голова                                                              М.В. Нетяжук

 

 

                                                                                                                                                                                    Додаток

                                                                                               до рішення  міської ради

                                                                                           № 18-VІІ-VIIІ  від 01.03.2021 року

РЕГЛАМЕНТ

роботи виконавчих органів Фастівської міської ради

Розділ 1. Загальні положення

1. Регламент роботи виконавчих органів Фастівської міської ради (далі – Регламент), регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету, виконавчих органів Фастівської міської ради, визначає механізм підпорядкованості управлінь, відділів, секторів по реалізації власних та делегованих органами виконавчої влади повноважень, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконавчих органів Фастівської міської ради .
2. Основні засади організації діяльності виконавчих органів Фастівської міської ради, його апарату та структурних підрозділів визначаються відповідно до Конституції України, Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», положеннями про управління, відділи, сектори та інші служби виконавчих органів Фастівської міської ради, розпорядчими документами виконавчих органів Фастівської міської ради з основної діяльності та цим Регламентом.
3. Регламент затверджується рішенням Фастівської міської ради. Внесення змін до Регламенту здійснюється шляхом прийняття рішення Фастівською міською радою. У випадках прийняття законодавчих актів, що приводять до виникнення розбіжностей окремих положень даного Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні Фастівської міської ради Регламент повинен бути приведений у відповідність до чинного законодавства.
4. Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для всіх виконавчих органів Фастівської міської ради та їх посадових осіб. Невиконання вимог цього Регламенту без поважних причин є підставою для позбавлення посадової особи премії або накладення дисциплінарного стягнення.

Розділ 2. Виконавчі органи Фастівської міської ради

 

1. Виконавчими органами Фастівської міської ради (далі – виконавчі органи) є її виконавчий комітет, відділи, управління та інші створювані радою виконавчі органи,відповідно до затвердженої структури.

Кількісний склад виконавчих органів та посадові оклади працівників визначаються штатним розписом.

2. Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербову печатку, має рахунки в органах Державної казначейської служби України.
3. Виконавчий комітет Фастівської міської ради (далі – виконавчий комітет) – орган, який відповідно до Конституції України та Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» створюється Фастівською міською радою для здійснення повноважень, що належать до повноважень виконавчих органів міських рад, визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими законами.
4. Виконавчий комітет створюється Фастівською міською радою на період її повноважень. Після закінчення повноважень ради виконавчий комітет здійснює свої повноваження до формування нового складу виконавчого комітету.
5. Виконавчий комітет є виконавчим органом Фастівської міської ради, їй підконтрольним та підзвітним, а з питань здійснення ним делегованих повноважень органів виконавчої влади ­– підконтрольний органам виконавчої влади.
6. Персональний склад виконавчого комітету затверджується радою за пропозицією міського голови. До виконавчого комітету за посадою входять міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, секретар ради та старости. Також до складу виконавчого комітету міської ради можуть входити керівники виконавчих органів, представники громадськості, підприємств, установ і організацій міста.
7. Порядок діяльності виконавчого комітету визначається Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законодавчими актами, цим Регламентом.

8. Виконавчий комітет:

1) попередньо розглядає проекти програм соціально-економічного і культурного розвитку, міських цільових програм, місцевого бюджету, проекти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд ради;

2) координує діяльність виконавчих органів, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

3) має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому виконавчих органів, а також їх посадових осіб;

4) приймає рішення з інших питань, в межах повноважень відповідно до  чинного законодавства;

9. Очолює виконавчий комітет міський голова, а у разі його відсутності чи неможливості здійснення відповідних повноважень їх виконання покладається на виконуючого обов’язки міського голови, відповідно до розпорядження міського голови. В разі дострокового припинення повноважень міського голови виконавчий комітет очолює тимчасово виконуючий обов’язки міського голови.
10. Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання. Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції – заступником міського голови ( який виконує його обов’язки) в міру необхідності, але не рідше одного разу на місяць, і є правомочними, якщо в них бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.
11. Безпосередню організацію роботи виконавчого комітету здійснює керуючий справами виконавчого комітету.
12. Керуючий справами виконавчого комітету:

1) контролює хід підготовки матеріалів на розгляд виконавчого комітету;

2) формує відповідно до даного Регламенту проект порядку денного засідання виконавчого комітету;

3) контролює (відповідно до вимог даного Регламенту) стан підготовки питань до розгляду на засіданні виконавчого комітету;

4) візує проекти рішень виконавчого комітету після ознайомлення з матеріалами, які до них долучаються;

5) при необхідності повертає виконавцям проекти рішень для доопрацювання;

6) знімає з порядку денного планові питання, які підготовлені неякісно або з порушеннями Регламенту;

7) погоджує список запрошених осіб на засідання виконавчого комітету, подає його головуючому на засіданні перед його початком;

8) виконує інші обов’язки, покладені на нього міським головою або виконавчим комітетом, в межах своїх прав, обов’язків та повноважень.

13. У разі відсутності керуючого справами виконавчого комітету його обов’язки згідно з розпорядженням міського голови виконує один із заступників міського голови.
14. Порядок роботи і повноваження інших виконавчих органів визначаються Положеннями про відповідний виконавчий орган, затвердженим рішенням Фастівської міської ради.

Розділ 3. Планування роботи виконавчих органів

1. Виконавчий комітет проводить свою роботу згідно з річними та місячними планами.

2. План роботи виконавчого комітету готується і затверджується в такому порядку:

2.1. Керівники структурних підрозділів виконавчого комітету за погодженням з секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови,  керуючим справами виконавчого комітету відповідно до розподілу обов’язків щорічно за 30 робочих днів до останнього засідання виконавчого комітету в календарному році, вносять пропозиції до загального відділу виконавчого комітету  Фастівської міської ради (далі – загальний  відділ ) щодо питань, які вони вважають доцільними для включення в річний план роботи.

2.2. Загальний відділ не пізніше як за 20 робочих днів до зазначеного засідання виконавчого комітету погоджує із керуючим справами виконавчого комітету проект річного плану роботи та готує відповідне рішення про його затвердження.

2.3. Проект рішення про затвердження річного плану роботи візується начальником  загального відділу, начальником юридичного управління виконавчого комітету Фастівської ради та керуючим справами виконавчого комітету.

2.4. Річні та місячні плани роботи виконавчого комітету повинні включати:

1) перелік актуальних питань, пов’язаних з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку міста або окремих його адміністративно-територіальних одиниць, функціонування галузей господарського комплексу та розв’язання проблем соціальної сфери, що потребують розгляду на засіданнях виконавчого комітету та вжиття додаткових заходів для їх вирішення;

2) перелік питань, хід/стан виконання яких буде розглядатися в порядку контролю (про хід/стан реалізації розпорядчих документів, виданих на виконання актів органів державної влади та місцевого самоврядування, рішень виконавчого комітету, розпоряджень і доручень міського голови тощо);

3) перелік основних організаційно-масових заходів, проведення яких здійснюється виконавчими органами або за їх участю.

2.6. До зазначених планів роботи виконавчого комітету в обов’язковому порядку включаються питання:

1) про план економічного і соціального розвитку міста, міський бюджет та підсумки їх виконання за квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік;

2) про роботу структурних підрозділів Фастівської міської ради з виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень, доручень міського голови;

3) про роботу підприємств, установ, організацій комунальної форми власності, підпорядкованих міській раді.

3. Організацію виконання річного плану роботи здійснює загальний відділ, який при розгляді проекту плану інформує виконавчий комітет про виконання попереднього.

Про виконання організаційних заходів, включених до річного плану роботи виконавчого комітету, відповідальні виконавці інформують загальний відділ  щоквартально до 5 числа місяця наступного за звітним.

4. Місячний план роботи розглядає і погоджує секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету відповідно до розподілу обов’язків та затверджує міський голова.
5. Контроль за виконанням планів роботи виконавчих органів здійснюється секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету відповідно до розподілу обов’язків.
6. Для підготовки місячних планів робіт керівники структурних підрозділів не пізніше, 20 числа поточного місяця подають до загального відділу погоджені з секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету згідно з розподілом обов’язків план на наступний місяць, де зазначають назва заходу, дата, час і місце його проведення та відповідальні за його організацію.

Відповідальність за своєчасність подання планів основних організаційних заходів структурних підрозділів виконавчого комітету на місяць та контроль за їх виконанням покладається на керівників управлінь, відділів, секторів та інших виконавчих органів.

Розділ 4. Порядок підготовки проектів рішень  виконавчого комітету

1. Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчий комітет, у межах своїх повноважень, приймає рішення, які підписуються міським головою, а у разі його відсутності чи неможливості здійснення ним повноважень – заступником міського голови, згідно з розпорядженням міського голови.
2. Процес підготовки проекту рішення виконавчого комітету включає:

1) ініціювання проекту рішення;

2) розроблення проекту рішення;

3) погодження (візування) проекту рішення;

4) надання проекту рішення для подальшого розгляду на засіданні виконавчого комітету.

3. Право ініціювання розгляду проекту рішення на засідання виконавчого комітету мають: міський голова, секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, старости, члени виконавчого комітету, робочі органи, що утворюються виконавчим комітетом, міським головою (комісії, комітети, робочі групи тощо), керівники виконавчих органів, підприємств, установ, організацій міста, депутати міської ради.

Члени виконавчого комітету міської ради завчасно подають звернення на ім’я міського голови з доданими проектами рішень.

Депутати міської ради, в разі внесення на розгляд виконавчого комітету питань, що належать до його повноважень, завчасно подають звернення на ім’я міського голови з доданими проектами рішень.

За резолюцією міського голови проект рішення передається першому заступнику, заступникам міського голови (відповідно до розподілу обов’язків). Перший заступник (заступник) міського голови після попереднього розгляду проекту рішення направляє його керівнику відповідного виконавчого органу міської ради для детального вивчення та доопрацювання проекту (за узгодженням з розробником – депутатом, членом виконавчого комітету міської ради), згідно з вимогами чинного законодавства, Інструкції з діловодства та цього Регламенту, а також для здійснення процедури погодження проекту.

4. Розроблення проектів рішень на засідання виконавчого комітету здійснюється виконавчими органами, підприємствами, установами (далі – розробники).

До розроблення проектів рішень можуть залучатися фахівці підприємств, установ та організацій, експерти, представники громадських організацій, політичних партій, рухів.

У разі коли розроблення проекту рішення доручено кільком структурним підрозділам (підприємствам, установам, організаціям тощо), головним розробником проекту рішення вважається  виконавець, зазначений в резолюції першим.

5. При підготовці проектів рішень, які вносяться на засідання виконавчого комітету, розробник має вивчити з цієї проблеми чинне законодавство України, укази та розпорядження Президента України, акти Кабінету Міністрів України, рішення обласної ради, розпорядження голови обласної державної адміністрації, раніше прийняті рішення виконавчого комітету з цих питань тощо.
6. Проект рішення виконавчого комітету повинен відповідати вимогам чинного законодавства. З одного і того ж питання не повинно вноситися два чи більше тотожних рішень.
7. Текст проекту рішення має містити:

1) заголовок, у якому зазначається назва питання, з якого приймається рішення;

2) преамбулу, в якій подаються обґрунтування (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо), мета і доцільність рішення, точні посилання на нормативно-правові акти, які регулюють порушене у проекті рішення питання;

3) зміст рішення, виклад якого починається після слів: «виконавчий комітет  вирішив:»;

4) додатки до проекту рішення (якщо на них є посилання в пунктах самого рішення) за підписом керуючого справами.

8. У разі необхідності проект рішення має передбачати джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів, інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше, план організаційних заходів щодо виконання документа, кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання, інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа.
9. Якщо в проекті рішення вирішується питання про створення та персональний склад робочого органу (комісії, робочої групи, координаційної ради тощо), до складу яких включені депутати міської ради, представники підприємств, установ, організацій міста, кандидатури представників цих органів та структур узгоджуються з їх керівниками чи особисто в усній формі, з обов’язковим відображенням цієї згоди в проекті рішення словами «за згодою» (за винятком підприємств, установ, організацій, підпорядкованих Фастівської міській раді).

Прізвище, ім’я, по батькові члена робочого органу вказуються повністю в алфавітному порядку.

10. При розробленні проекту рішення розробник повинен провести його аналіз на предмет наявності невідповідностей чи протиріч з виданими раніше актами з даного питання, а також відповідних положень чинного законодавства.
11. Якщо проект рішення, що пропонується до прийняття, виключає дію рішення, раніше прийнятого з цього питання, він повинен містити пункт про визнання попереднього рішення або його частини таким, що втратило чинність.

Якщо виникає необхідність внесення суттєвих змін до раніше прийнятого рішення з певного питання, готується новий проект рішення з пунктом про визнання попереднього рішення таким, що втратив чинність.

Якщо раніше прийняте рішення повинне, в основному, зберегти свій зміст, а треба переглянути лише окремі його положення, заповнити деякі прогалини або поширити його дію, готується проект рішення про внесення до нього змін, у якому викладається нова редакція змінених пунктів, зміст самих змін до пунктів або доповнень до рішення. Внесення змін здійснюється до первинного рішення, а не до рішень, якими вже вносилися раніш зміни до цього рішення.

При цьому, якщо такий проект рішення виключає дію раніше прийнятого рішення, яким вже вносилися зміни до основного рішення, воно визнається таким, що втратило чинність

До проекту рішення додається копія рішення, в яке вносяться зміни або доповнення.

У випадку підготовки проекту рішення виконавчого комітету на виконання розпорядчих документів органів державної влади та місцевого самоврядування, відповідні документи додаються до проекту рішення.

Якщо проект рішення, що готується, відповідно до статей 6-9 Закону України «Про доступ до публічної інформації» містить публічну інформацію з обмеженим доступом, розробник проекту рішення повідомляє про це загальний відділ виконавчого комітету Фастівської міської ради (далі –загальний відділ) окремим листом.

12. Проект рішення має бути стислим, відредагованим, суть документу повинна бути викладена чітко й виключати можливість неоднозначного тлумачення, в ньому має бути дана об’єктивна оцінка стану справ на підставі перевірених і документально підтверджених фактів, внесені пропозиції, а також запропоновані заходи, спрямовані на усунення виявлених недоліків, визначені терміни виконання та відповідальні особи як по конкретних пунктах, так і в цілому за виконання рішення.

У проектах рішень не допускається написання завдань, які виконавець зобов’язаний постійно виконувати як основні функції, у т.ч. посадові/функціональні обов’язки, і без доручення виконавчого комітету (наприклад: поліпшити роботу, підвищити рівень, провести роз’яснювальну роботу тощо).

13. До проекту рішення додається список запрошених осіб, перелік підприємств, установ, організацій, яким необхідно надіслати прийняте рішення. В разі не надання до загального відділу списку та переліку, виконавець бере на себе відповідальність за розсилку прийнятого ріщення.
14. На останньому аркуші проекти рішень повинні бути завізовані:

1)  розробником/головним розробником;

2) керівником виконавчого органу, який координує роботу підприємства, установи, організації, що є розробником проекту рішення

3) секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради  (відповідно до розподілу обов’язків);

6) начальником юридичного управління;

7)  керуючим справами виконавчого комітету.

8) у разі, якщо виконавчий комітет ініціює внесення відповідного рішення на розгляд Фастівської міської ради, проект рішення в обов’язковому порядку візується секретарем міської ради.

9) Проекти рішень з питань планування та фінансування з бюджету, проекти рішень з питань підготовки міських цільових програм, організації та результатів їх виконання, проекти регуляторних актів в обов’язковому порядку візуються управлінням економіки та міжнародного співробітництва,фінансовим управлінням.

10) З метою належної підготовки проекту документа, його компетентної оцінки та відповідності вимогам законодавчих актів, інших нормативних документів до переліку осіб, які візують проект, можуть бути включені інші керівники виконавчих органів міської ради.

15. Відповідальність за включення додаткового переліку віз та подання проекту рішення на погодження несе керівник виконавчого органу міської ради – розробник документа, заступник міського голови (відповідно до розподілу посадових обов’язків) та начальник юридичного управління міської ради.
16. Термін перебування проекту рішення на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати 1 робочого дня, у юриста (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) – 2 робочих днів.
17. Якщо при опрацюванні проекту рішення у посадової особи виникли зауваження щодо його змісту або форми, а також пропозиції щодо коригування змісту проекту рішення, розробник зобов’язаний провести обговорення проекту з зацікавленими сторонами з метою пошуку взаємоприйнятного рішення.

Якщо консенсусу не досягнуто, то посадова особа візує проект рішення з висновками, зауваженнями та пропозиціями, з відміткою про це біля підпису.

18. Проекти рішень, завізовані розробниками, начальниками управлінь та інших структурних підрозділів, надаються до юридичного управління для перевірки на предмет їх відповідності чинному законодавству.
19. У разі невідповідності проекту рішення вимогам чинного законодавства він повертається розробнику проекту для доопрацювання. У випадку наполягання розробника проекту рішення на внесенні на розгляд виконавчого комітету проекту рішення, який повністю або деякі положення якого не відповідають вимогам чинного законодавства, юридичне управління готує юридичний висновок міському голові на такий проект рішення, який додається до проекту рішення. У деяких випадках, юридичним управлінням можуть готуватися зауваження, заперечення, інформації до проектів рішень.
20. Розробники проектів рішень зобов’язані забезпечити погодження проектів рішень, що стосуються питань демонополізації економіки, розвитку конкуренції і підприємництва, антимонопольного регулювання, з територіальним відділенням Антимонопольного комітету України у порядку, визначеному Положенням про порядок погодження з органами Антимонопольного комітету України рішень органів державної влади, органів адміністративно-господарського управління та контролю, органів місцевого самоврядування щодо демонополізації економіки, розвитку конкуренції та антимонопольного регулювання.
21. Якщо проект рішення поданий із порушенням вимог, зазначених у цьому Регламенті, або він потребує докорінної переробки керуючий справами виконавчого комітету повертає його на доопрацювання з установленням терміну повторного подання.
22. Завізовані проекти рішень з питань, що готуються до розгляду на черговому засіданні виконавчого комітету, з усіма необхідними матеріалами, надаються до загального відділу обов’язково в електронному (назва файлу співпадає з назвою документа) та у друкованому вигляді не пізніше ніж за 5 робочих днів до дати їх розгляду з метою прийняття. За укомплектованість матеріалів, що додаються до проекту рішення(тобто наявність необхідних документів, що додаються до нього) відповідальність несе виконавець, який готує питання.
23. З дозволу міського голови чи першого заступника міського голови (за відсутністю міського голови), на розгляд виконавчого комітету можуть бути внесені проекти рішень, що вимагають оперативного вирішення.
24. Розробники проектів рішень, які підлягають оприлюдненню, передають електронні варіанти проектів рішень до відділу з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ Фастівської міської ради (далі – відділ з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ) для оприлюднення їх на офіційному сайті Фастівської міської ради.
25. Загальний відділ має право повернути на доопрацювання проекти рішень, якщо в них мають місце порушення Інструкції з діловодства, Регламенту, помилки редакційного і граматичного характеру.
26. Відповідальність за якість підготовки проектів рішень відповідно до викладених вище вимог, дотримання термінів їх подання покладається особисто на керівників виконавчих органів, підприємств, установ, організацій, які є їх розробниками, а також на секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету згідно з розподілом обов’язків.

27.Відповідальність за ідентичність текстів рішень виконавчого комітету на паперових й електронних носіях несуть посадові осіб, які готували  проект рішення.

28. Не допускається включення до порядку денного засідання виконавчого комітету питань, підготовлених із порушенням встановленого цим Регламентом терміну чи процедури або підготовлених формально.

Остаточне рішення про можливість внесення такого проекту рішення до порядку денного приймає міський голова .

Розділ 5. Порядок підготовки i проведення засідань виконавчого комітету. Прийняття рішень

1. Засідання виконавчого комітету проводяться відповідно до плану роботи виконавчого комітету один раз на місяць, як правило, в третю п’ятниця кожного місяця о 13 годині.

Також засідання виконавчого комітету можуть скликатися в міру потреби.

2. Скликання засідань виконавчого комітету здійснюється міським головою, а у разі його відсутності чи неможливості здійснення ним відповідних повноважень – заступником міського голови, який здійснює його повноваження згідно з розпорядженням міського голови або тимчасово виконуючим обов’язки міського голови.

Засідання виконавчого комітету міської ради є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального (персонального) складу виконавчого комітету.

3. Загальна відповідальність за підготовку засідань виконавчого комітету покладається на керуючого справами виконавчого комітету.
4. Проект порядку денного засідання виконавчого комітету готується не пізніше, ніж за 4 дні до засідання загальним відділом виконавчого комітету Фастівської міської ради.
5. Проект порядку денного включає питання, з яких у загальний відділ подані проекти рішень, підготовлені та погоджені відповідно до Регламенту.
6. 6.  Загальний відділ формує в електронному вигляді та надсилає на електронну адресу за 3 дні до засідання членам виконавчого комітету матеріали, що включають проект порядку денного та проекти рішень виконкому.
7. 7. На засідання виконавчого комітету запрошуються: прокурор міста, всі керівники виконавчих органів, керівники підприємств, установ та організацій міста відповідно до внесених на розгляд питань.

У засіданні виконавчого комітету можуть брати участь депутати всіх рівнів, громадяни, представники підприємств, установ, організацій.

8. Оповіщення про час та місце засідання виконавчого комітету членів виконавчого комітету, прокурора міста, працівників виконавчих органів здійснює начальник загального відділу,або у разі його відсутності,особа,що виконує його обов’язки, який у день засідання також реєструє членів виконавчого комітету, запрошених на засідання та забезпечує порядок.
9. Склад учасників розгляду питання на засіданні виконавчого комітету визначається керівником підрозділу, що готував питання. Списки запрошених із зазначенням прізвища, імені та по батькові, посади, підписані керівниками відповідних виконавчих органів, передаються до загального відділу одночасно з іншими матеріалами.

Явку на засідання виконавчого комітету доповідачів, запрошених осіб, згідно з поданим списком, з подальшою їх реєстрацією, попереднє ознайомлення їх з матеріалами забезпечує розробник проекту рішення.

10. Особи, присутні на засіданнях виконавчого комітету, повинні утримуватися від публічних проявів свого ставлення до того, що відбувається на засіданні, не порушувати порядок, а також не коментувати прийнятих рішень чи процесу їхнього обговорення.
11. Засідання виконавчого комітету веде міський голова, а у разі його відсутності чи неможливості здійснення ним відповідних повноважень – заступник міського голови, який здійснює його повноваження з виконавчої роботи згідно з розпорядженням міського голови.
12. Порядок денний і порядок розгляду питань, включених до порядку денного, затверджується на початку засідання.
13. Доповідають на засіданні, як правило, розробники проектів рішень.
14. Для доповіді з основного питання на засіданні виконавчого комітету надається не більше 15 хвилин, співдоповіді – 10 хвилин, виступів у дебатах – 5 хвилин, довідок – 3 хвилини.
15. Члени виконавчого комітету на засіданні мають право:

1) вимагати від доповідачів і запрошених роз’яснень щодо питань, які розглядаються;

2) брати участь в обговоренні всіх питань;

3) пропонувати прийняття проектів рішень, змін до них або перенесення розгляду питання на наступне засідання у зв’язку з необхідністю доопрацювання;

4) вносити пропозиції до проекту рішення.

16. Запрошені на засідання мають право (за згоди головуючого):

1) брати участь в обговоренні винесеного питання;

2) давати довідки з питань, що розглядаються;

3) задавати доповідачу питання.

17. Рішення виконавчого комітету вважається прийнятим, якщо за нього проголосувала більшість від загального складу виконавчого комітету.
18. Підписане міським головою рішення реєструється загальним відділом у програмі з автоматизованого діловодства і розсилається згідно з реєстром розсилки, підписаним розробником рішення.

Прийняті  рішення відразу після реєстрації (але не пізніше 5 робочих днів з дня його підписання), передаються загальним відділом до відділу з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ для оприлюднення на офіційному сайті Фастівської міської ради.

19. Рішення, прийняті на засіданні виконавчого комітету, у ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом двох днів після засідання остаточно редагуються розробником.

Доопрацьовані рішення через загальний відділ подаються на підпис міському голові, а після підпису реєструються у програмі з автоматизованого діловодства з додаванням до реєстраційної картки електронного примірника документу, розсилаються розробникам проекту рішення, або згідно з реєстром розсилки, підписаним розробником.

Відповідальність за відповідність електронного та друкованого варіантів рішення несуть розробники.

20.Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру набувають чинності з моменту їх оприлюднення, якщо не встановлено іншого терміну введення їх в дію.

21. Ведення, оформлення, облік і зберігання протоколів засідання виконавчого комітету здійснює загальний відділ.
22. Протокол засідання виконавчого комітету попередньо візується керуючим справами виконавчого комітету та підписується міським головою, а у разі його відсутності чи неможливості здійснення ним відповідних повноважень – виконуючим обов’язки міського голови з виконавчої роботи відповідно до розпорядження міського голови не пізніше ніж через 10 днів після дати засідання виконавчого комітету.
23. Рішення нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року.

Оригінали рішень виконавчого комітету зберігаються в архіві загального відділу до 5 років. Після закінчення цього строку передаються на зберігання до архівного відділу Фастівської міської ради.

24. У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд ради.
25. Рішення виконавчого комітету з питань, віднесених до власної компетенції виконавчих органів, можуть бути скасовані відповідною радою у визначених випадках та у встановленому порядку.

Розділ 6. Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови

1. Міський голова видає розпорядження відповідно до повноважень, визначених чинним законодавством.
2. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:

1) з основної діяльності (індекс «од»);

2) з адміністративно-господарських питань (індекс «аг»);

3) з кадрових питань;

3. Проекти розпоряджень міського голови з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та розпорядження про нагородження/відзначення можуть готувати виконавчі органи (далі – розробники) згідно з резолюцією міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови , керуючого справами виконавчого комітету, а також за власною ініціативою.

У разі коли розроблення проекту розпорядження доручено кільком структурним підрозділам, головним розробником проекту розпорядження вважається  виконавець, зазначений в резолюції першим.

4. Якщо проект розпорядження, що готується, виключає дію раніше прийнятого розпорядження з цього питання, воно повинно містити пункт про визнання попереднього розпорядження або його частини таким, що втратило чинність.

Якщо раніше прийняте розпорядження повинне, в основному, зберегти свій зміст, а треба переглянути лише окремі його положення, заповнити деякі прогалини або поширити його дію, готується проект розпорядження про внесення до нього змін, у якому викладається нова редакція змінених пунктів, зміст самих змін до пунктів або доповнень до розпорядження.

При візуванні до проекту розпорядження додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни або доповнення.

У випадку підготовки розпорядження міського голови на виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації або інших актів органів державної влади, ці документи додаються до проекту розпорядження.

5. Якщо в проекті розпорядження вирішується питання про створення та персональний склад робочого органу (комісії, робочої групи, координаційної ради тощо), до складу яких включені депутати міської ради, представники підприємств, установ, організацій міста, кандидатури зі складу цих органів та структур узгоджуються з їх керівниками чи особисто в усній формі, з обов’язковим відображенням цієї згоди в проекті розпорядження словами «за згодою» (за винятком підприємств, установ, організацій, підпорядкованих Фастівській міській раді). Прізвище, ім’я, по батькові члена робочого органу вказується повністю та в алфавітному порядку.
6. У проектах розпоряджень міського голови, що містять інформацію з обмеженим доступом, розробник/головний розробник проставляє відповідний гриф обмеження доступу.

Проекти розпоряджень міського голови повинні бути завізовані:

1) начальником юридичного управління;

2) начальником загального відділу;

3) начальником відділу бухгалтерського обліку та звітності, головним бухгалтером виконавчого комітету Фастівської міської ради (у разі необхідності);

4) заступником міського голови, який відповідно до розподілу обов’язків координує діяльність відділу управління персоналом .

5) керуючим справами.

6)до переліку осіб, які візують проект, можуть бути включені інші керівники виконавчих органів міської ради.

7. Відповідальність за включення додаткового переліку віз та подання на погодження проекту розпорядження несе керівник виконавчого органу міської ради – розробника проекту документа.
8. Термін розгляду та погодження проекту розпорядження кожною посадовою особою не повинен перевищувати одного робочого дня;  термін розгляду та погодження проекту розпорядження юристом (в разі необхідності проведення детальної експертизи  та підготовки юридичного висновку) – двох робочих днів.
9. Зауваження і пропозиції до проекту розпорядження міського голови викладаються поруч з візою або на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка.
10. Загальний відділ здійснює контроль за відповідністю проектів розпоряджень Інструкції з діловодства, Регламенту, українському правопису, в разі виявлення порушень редагує проект та повертає виконавцю на доопрацювання.
11. Після процедури візування проекти розпоряджень з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань подаються до загального відділу в паперовому та електронному вигляді для підписання та реєстрації з усіма необхідними документами (додатки, довідкові, інформаційні матеріали, список розсилки тощо). За укомплектованість матеріалів, що додаються до проекту розпорядження(тобто наявність необхідних документів, що додаються до нього) відповідальність несе розробник.
12. Розпорядження підписуються міським головою, а у разі його відсутності – виконуючим обов’язки міського голови, згідно з розпорядженням міського голови.

Додатки підписуються  керуючим справами.

13. Розпорядження набирає чинності з моменту його підписання, якщо інше не передбачено нормативно-правовими актами. У разі не підписання проекту розпорядження загальний відділ повертає проект розробнику на доопрацювання.
14. Після підписання міським головою розпорядження з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань реєструються у програмі з автоматизованого діловодства загальним відділом і розсилаються згідно з реєстром розсилки, підписаним посадовою особою виконавчого органу, яка готувала проект розпорядження. В разі не надання до загального відділу реєстру розсилки, виконавець бере на себе відповідальність за розсилку прийнятого розпорядження. Розпорядження з кадрових питань реєструються відділом управління персоналом виконавчого комітету Фастівської міської ради (далі – відділ управління персоналом).
15. Розпорядження нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року. Розпорядження з питань основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, кадрових питань та відрядження мають окрему порядкову нумерацію.

Копії розпоряджень засвідчуються печаткою.

16. Оригінали розпоряджень з основної діяльності зберігаються в архіві загального відділу до 5 років. Після закінчення цього строку передаються на зберігання до архівного відділу Фастівської міської ради.

Оригінали розпоряджень з адміністративно-господарських питань зберігаються в архіві загального відділу 5 років. Після закінчення цього строку знищуються,згідно акту про вилучення для знищення документів не внесених до Національного архівного фонду за  рішенням експертної комісії виконавчого комітету та  ЕПК Державного архіву Київської області.

Оригінали розпоряджень по кадрових питаннях зберігаються в архіві відділу управління персоналом 75 років. Після закінчення цього строку знищуються згідно акту про вилучення для знищення документів не внесених до Національного архівного фонду за  рішенням експертної комісії виконавчого комітету та  ЕПК Державного архіву Київської області

17. Оригінали розпоряджень про відрядження працівників зберігаються протягом 5 років. Після закінчення цього строку знищуються згідно акту про вилучення для знищення документів не внесених до Національного архівного фонду за рішенням експертної комісії виконавчого комітету та ЕПК Державного архіву Київської області.
18. Копія розпорядження міського голови (або витяг з нього) на вимогу громадян може бути надана їм у терміни, встановлені чинним законодавством, загальним відділом з письмового дозволу керуючого справами, якщо запитувана інформація не є конфіденційною. Копії розпоряджень засвідчуються печаткою.
19. Паперові копії, надані розробниками проектів розпоряджень в кількості, необхідній для надсилання замовникам (фізичним та юридичним особам) та виконавцям після їх підписання, завіряються печаткою загального відділу та надсилаються виконавчому органу міської ради – розробнику документа.
20. Виконавчі органи міської ради – розробники проекту розпорядження під розпис видають (надсилають) копії розпорядження міського голови замовникам (фізичним та юридичним особам), а також доводять його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств та закладів комунальної власності; передача документів уповноваженим представникам безпосередньо фіксується відповідною відміткою про отримання із зазначенням дати, прізвища та підпису одержувача.
21. Розпорядження підписане міським головою відразу після реєстрації (але не пізніше 5 робочих днів з дня його підписання), передається загальним відділом до відділу з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ для оприлюднення на офіційному сайті Фастівської міської ради.

Розділ 7. Доручення міського голови

1. Міським головою надаються доручення посадовим особам виконавчих органів, керівникам підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності Фастівської міської територіальної громади.
2. Оформлення, облік та зберігання доручень міського голови здійснюється загальним відділом.
3. Доручення друкуються і направляються виконавцям.
4. Доручення знімаються з контролю міським головою. Підставою для зняття з контролю є ґрунтовна інформація виконавця, яка подається до загального відділу.
5. Якщо виконати завдання у визначений термін не можливо, виконавець не пізніше ніж за 3 дні до закінчення встановленого терміну подає на ім’я міського голови доповідну записку з обґрунтуванням цих причин, пропонує новий термін, який необхідний для виконання доручення. Остаточне рішення про продовження терміну приймає міський голова.

Розділ 8. Порядок підготовки проектів регуляторних актів

1. Цей порядок регулює діяльність структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради щодо порядку підготовки, прийняття, відстеження результативності та перегляду регуляторних актів у відповідності до Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».
2. Розробники проектів регуляторних актів щорічно до 1 листопада надають до управління економіки та міжнародного співробітництва виконавчого комітету Фастівської міської ради план діяльності підрозділу з підготовки проектів регуляторних актів на наступний рік, який містить:

– визначення видів і назв проектів;

– цілей їх прийняття;

– строків підготовки проектів;

– найменування органів та підрозділів, відповідальних за розроблення проектів регуляторних актів.

Управління економіки та міжнародного співробітництва виконавчого комітету Фастівської міської ради на основі отриманих пропозицій готує проект плану діяльності з підготовки проектів регуляторних актів Фастівської міської ради та її виконавчих органів на наступний рік та подає його на розгляд міської ради не пізніше 15 грудня поточного року.

План діяльності з підготовки проектів регуляторних актів Фастівської міської ради та її виконавчих органів оприлюднюється шляхом опублікування в друкованих засобах масової інформації та/або шляхом розміщення на офіційному сайті Фастівської міської ради не пізніше десяти днів після його затвердження.

У разі прийняття рішення про внесення змін до плану діяльності з підготовки регуляторних актів, проект регуляторного акту, підготовка якого передбачена такими змінами, не може бути винесений на розгляд того ж засідання міської ради, на якому затверджено відповідні зміни до плану.

3. Стосовно кожного проекту регуляторного акта його розробником готується аналіз регуляторного впливу, у відповідності зі ст.8 Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», та Методикою проведення аналізу впливу і відстеження регуляторного акту, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 11.03.2004 № 308, та яка є обов’язковою для застосування розробниками проектів регуляторних актів.
4. Аналіз регуляторного впливу підписується розробником проекту регуляторного акта та направляється на погодження до управління економіки та міжнародного співробітництва виконавчого комітету Фастівської міської ради.
5. Кожен проект регуляторного акта оприлюднюється з метою одержання зауважень і пропозицій від фізичних та юридичних осіб, їх об’єднань.

Повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта, проект регуляторного акта та відповідний аналіз регуляторного впливу оприлюднюється шляхом опублікування в друкованих засобах масової інформації та/або на офіційній сторінці Фастівської міської ради в мережі Інтернет.

Повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта повинно містити:

1) назву проекту;

2) поштову та електронну (за її наявності) адресу розробника проекту та інших органів, до яких відповідно до закону або за ініціативою розробника надсилаються зауваження та пропозиції;

3) інформацію про строк, протягом якого приймаються зауваження та пропозиції;

4) інформацію про спосіб надання фізичними та юридичними особами, їх об’єднаннями зауважень та пропозицій.

6. Проект регуляторного акта разом із відповідним аналізом регуляторного впливу оприлюднюється не пізніше п’яти робочих днів з дня повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта.
7. Строк, протягом якого від фізичних та юридичних осіб, їх об’єднань приймаються зауваження та пропозиції, встановлюється розробником проекту регуляторного акта і не може бути меншим ніж один місяць та більшим ніж три місяці з дня оприлюднення проекту регуляторного акта та аналізу регуляторного впливу.
8. Усі зауваження і пропозиції щодо проекту регуляторного акта та аналізу регуляторного впливу підлягають обов’язковому розгляду розробником проекту. За результатами розгляду розробник проекту повністю чи частково враховує одержані зауваження і пропозиції або мотивовано їх відхиляє.
9. Регуляторні акти, прийняті Фастівською міською радою та її виконавчими органами, офіційно оприлюднюються в друкованих засобах масової інформації та/або на офіційній сторінці Фастівської міської ради в мережі Інтернет не пізніш як у десятиденний строк після їх прийняття та підписання.
10. Регуляторний акт не може бути прийнятий або схвалений якщо наявна хоча б одна з таких обставин:

1) відсутній аналіз регуляторного впливу;

2) проект регуляторного акта не був оприлюднений.

11. Стосовно кожного регуляторного акта послідовно здійснюється базове, повторне та періодичне відстеження його результативності.

Базове відстеження результативності регуляторного акта здійснюється до набрання чинності цим регуляторним актом або набрання чинності більшістю його положень. Якщо для визначення результативності використовуються виключно статистичні дані, базове відстеження результативності може бути здійснене після набрання чинності цим регуляторним актом або набрання чинності більшістю його положень, але не пізніше дня, з якого починається проведення повторного відстеження результативності цього акта.

Повторне відстеження результативності регуляторного акта здійснюється через рік з дня набрання чинності або набрання чинності більшістю його положень, але не пізніше двох років з дня набрання чинності цим регуляторним актом або більшістю його положень, якщо не встановлено більш ранній строк.

Періодичне відстеження результативності регуляторного акта здійснюється раз на кожні три роки починаючи з дня закінчення заходів з повторного відстеження результативності цього акта.

12. Виконання заходів з відстеження результативності регуляторних актів, прийнятих Фастівською міською радою або її виконавчими органами, забезпечується розробником регуляторного акта.

Відстеження результативності регуляторного акта включає:

• виконання заходів з відстеження результативності;
• підготовку та оприлюднення звіту про відстеження результативності.

13. Строк виконання заходів з відстеження результативності регуляторних актів не може бути більшим ніж сорок п’ять робочих днів.
14. Звіт про відстеження результативності регуляторного акта, прийнятого Фастівською міською радою або її виконавчими органами, підписується першим заступником міського голови (а у разі його відсутності особою, що виконує його обов’язки) та не пізніше як у десятиденний строк з дня його підписання надається до управління економіки та міжнародного співробітництва виконавчого комітету Фастівської міської ради та до відділу з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ для оприлюднення шляхом опублікування та/або шляхом розміщення на офіційній сторінці Фастівської міської ради в мережі Інтернет.
15. Перегляд регуляторних актів здійснюється:

1) на підставі аналізу звіту про відстеження результативності цього регуляторного акта;

2) за ініціативою регуляторного органу, який прийняв регуляторний акт;

3) в інших випадках, передбачених Конституцією та іншими законодавчими актами України.

Розділ 9. Організація роботи та контролю виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови, службових документів.

1. Загальні положення

1.1.Робота зі службовими документами у виконавчих органах міської ради здійснюється відповідно до чинного законодавства, цього Регламенту, Інструкції з діловодства, Номенклатури справ, із застосуванням системи електронного документообігу.

Загальний відділ здійснює (в системі електронного документообігу) реєстрацію та загальний контроль за дотриманням термінів розгляду, виконанням вхідної кореспонденції, адресованої міському голові, його заступникам, секретарю міської ради, та реєстрацію вихідної кореспонденції.

1.2.  Службові документи, що надходять у Фастівську міську раду та її виконавчий комітет, реєструються загальним відділом і того ж дня направляються міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови, відповідно до розподілу обов’язків, залежно від характеру і змісту документа до 16.30, в п’ятницю – до 15.30.

1.3. Організацію роботи з питань здійснення контролю, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України та Прем’єр-міністра України, актами центральних органів виконавчої влади, обласної державної адміністрації, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями та дорученнями міського голови, звернень народних депутатів України та комітетів Верховної Ради України, депутатів ради, здійснює загальний відділ за допомогою програми з автоматизованого діловодства.

1.4. У структурних підрозділах виконавчого комітету відповідальність за організацію контролю покладається на керівників або їх заступників, безпосередній контроль за виконанням документів здійснює підрозділ або працівник, відповідальний за діловодство.

1.5. Відповідальність за організацію, своєчасність і повноту виконання документів несуть секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов’язків), керівники виконавчих органів, територіальних органів виконавчої влади та інших служб, діяльність яких координується міською радою та її виконавчим комітетом.

1.6. У разі, коли документ виконується кількома структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальним за повне і своєчасне виконання документу та надання узагальнюючої довідки є посадова особа, що у резолюції зазначена першою.

Такий структурний підрозділ (посадова особа) вважається головним виконавцем документа, йому надається право уточнення завдання (доручення) чи резолюції, скликання співвиконавців, отримання від співвиконавців інформації чи матеріалів.

У випадку розпорядчих документів, коли відповідальних за повне і своєчасне виконання документу та надання узагальнюючої довідки не визначено документом або резолюцією, головним виконавцем документа вважається його розробник.

2. Здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів

2.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення повного та своєчасного їх виконання. Контроль за виконанням документів органів державної влади та місцевого самоврядування, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови, запитів та звернень депутатів, по яких визначені строки та відповідальні за виконання, передбачає постійний моніторинг, який здійснюється за допомогою програми з автоматизованого діловодства, отримання від виконавців відповідей, проміжної та підсумкової інформацій, що реєструються у електронній базі даних, інформування керівництва про хід їх реалізації.

2.2. Контроль за виконанням документів здійснюється стосовно зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

2.3. Обов’язковому контролю підлягає виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, доручень міського голови.

Не підлягають контролю рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови про затвердження актів, звітів, затвердження складу робочих груп, про внесення змін до розпорядчих документів, про надання матеріальної допомоги, про перерозподіл асигнувань, з питань нагород, кадрових питань  та інші ненормативні акти.

2.4. Контроль за ходом виконання власних розпорядчих документів та розпорядчих документів органів державної влади, здійснюється загальним відділом за допомогою програми з автоматизованого діловодства шляхом:

1) аналізу і узагальнення у визначені терміни інформацій про стан виконання документів в цілому або окремих встановлених ними завдань, що надходять від виконавців;

2) систематичного моніторингу статистичних та інших даних, що характеризують стан виконання документів;

3) розгляду питань діяльності (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях виконавчого комітету, апаратних нарадах при міському голові з виконання встановлених завдань.

2.5. Для здійснення контролю зазначених у розпорядчих документах завдань, строк виконання яких перевищує три місяці, виконавець/головний виконавець документа розробляє проект плану контролю, який погоджується уповноваженим органом і затверджується секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету (відповідно  до  розподілу обов’язків).

План контролю містить:

1) назву структурного підрозділу, який здійснюватиме контроль за виконанням розпорядчого документу;

2) перелік форм і методів контролю із зазначенням строків здійснення відповідних заходів;

3) строки підготовки узагальненої інформації про стан виконання акта або доручення.

План контролю надається до загального відділу (в електронному та друкованому вигляді) та зберігається у структурних підрозділах, що є безпосередніми виконавцями завдань.

2.6. Аналітичні та інформаційні матеріали щодо стану виконання встановлених у розпорядчих документах завдань, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, надаються виконавцями до загального відділу (в електронному та друкованому вигляді) для проведення аналізу, подальшої доповіді міському голові або визначеній міським головою особі разом з відповідними висновками.

2.7. Контроль за терміном надання відповідей покладається на відповідального працівника виконавчого органу, який відповідає за ведення діловодства.

2.8. Інформація про стан виконання конкретного завдання подається органом, особою, яким воно адресовано. Якщо виконання завдання покладено на кількох виконавців, його виконання та подання інформації організовується органом, особою, що зазначені першими.

2.9. Відповіді на розпорядчі документи повинні бути лаконічними,  чітко відображати стан виконання завдань, викладених у контрольному розпорядчому документі. Періодична (або проміжна) відповідь надається тоді, коли завдання ще не виконане в повному обсязі.

 

Заголовок до тексту документа починається зі слів:

 

Про хід виконання розпорядження (рішення)  від …(дата, номер, назва)

 

В кінці відповіді має бути висновок:

 

Робота по виконанню розпорядження (рішення) триває

 

Відповідь щодо повного виконання має заголовок:

 

Про виконання розпорядження (рішення)   від … (дата, назва)

 

Якщо документ виконаний у повному обсязі, то в кінці відповіді має бути висновок:

 

Всі пункти (або заходи) виконані в повному обсязі

3. Строки виконання документів та інформування за результатами виконання

3.1. Документи виконуються у строки, встановлені актами законодавства, якщо інше не зазначено у самому документі. Якщо строк виконання не визначено, документи виконуються не пізніше 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» – протягом 7 робочих днів від дати підписання документа, «невідкладно» – 3 робочі дні.

3.2. Якщо у документі вказано термін «негайно», то документ опрацьовується і доповідається про хід його реалізації у день реєстрації документа. Про виконання документів, отриманих у вихідні дні, доповідається у перший робочий день.

3.3.  На документи, виконання яких розраховано до 3-х років, інформації подаються за підсумками півріччя, більше 3-х років – за підсумками року.

3.4. За результатами розгляду, виконання службових документів виконавчий орган міської ради готує та подає в загальний відділ за 2 дні до закінчення строку виконання до 16.30 в п’ятницю – до 15.30 проект листа (у трьох примірниках) для подання на підпис міському голові До листа може додаватись відповідна інформація. Другий примірник листа повинен бути візований керівником виконавчого органу міської ради, а в разі підготовки листа за підписом міського голови – також візований заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків).

3.5. Відповідальність за  достовірність наданої інформації несуть особи, зазначені у документі, резолюції керівника і безпосередні виконавці, та секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету (відповідно до повноважень).

3.6. За результатами розгляду матеріалів, що містять відомості про неможливість своєчасного чи у повному обсязі виконання документа в цілому або передбаченого ним окремого завдання, міський голова або секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов’язків) дає доручення виконавцям вжити додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань.

3.7. Строк виконання документа може бути змінений лише за рішенням органу чи посадової особи, яка його встановила, а у разі відсутності останньої за рішенням особи, яка її заміщає.

3.8. У разі неможливості виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень і доручень міського голови у встановлені строки, виконавцем не пізніше ніж за 3 робочих днів (для документів зі строком виконання «терміново», «невідкладно» не пізніше ніж за день) до закінчення встановленого строку подаються міському голові через загальний відділ аргументовані пропозиції щодо їх перенесення.

Якщо цього у зазначений термін не зроблено, контрольний документ вважається не виконаним в строк.

3.9. Загальний відділ аналізує причини невиконання і готує службову записку щодо вжиття відповідних заходів чи продовження строку виконання.

3.10. Рішення щодо продовження строків виконання рішень виконавчого комітету,  розпоряджень та доручень міського голови приймає міський голова.

4. Робота з виконаними документами, зняття з контролю

4.1. Документ вважається виконаним, якщо поставлені в ньому завдання вирішені і кореспонденту надано  відповідь по суті.

4.2.  Зняти документ з контролю може тільки той орган чи особа, що поставили його на контроль, а саме:

1) документи центральних органів виконавчої влади – відповідно Президент України, Прем’єр-міністр України, керівники міністерств, відомств тощо;

2) розпорядчі документи обласної ради та  облдержадміністрації – відповідно голова обласної ради чи облдержадміністрації;

3) розпорядження та доручення міського голови – міський голова;

4) рішення виконавчого комітету  знімаються з контролю на засіданнях виконавчого комітету шляхом прийняттям відповідного рішення, підготовленого загальним відділом;

4.3. Зняття з контролю виконаних власних розпорядчих документів проводиться на підставі підсумкової інформації про виконання наданих завдань, що надається до відділу документального забезпечення та контролю (у друкованому та електронному вигляді), підготовленої безпосереднім виконавцем – керівником виконавчого органу, за погодженням з секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови , керуючим справами виконавчого комітету, відповідно до розподілу обов’язків, відповідального за організацію виконання документа (за належністю) та інших документів, що підтверджують виконання завдань.

4.4. Після зняття з контролю документів в базі даних контрольованих документів та формах обліково-контрольної звітності (контрольна справа, контрольна картка) робляться про це відповідні відмітки.

Виконані документи разом з інформацією  про виконання (що надається в електронному та друкованому вигляді) зберігаються у контрольних справах з відповідними позначками в уповноважених органах протягом трьох років, після чого експертною комісією приймається рішення про їх знищення.

Розділ 10. Підготовка і проведення нарад, семінарів та інших заходів виконавчих органів Фастівської міської ради

1. Наради, семінари, інші заходи є організаційно-правовою формою діяльності, яка забезпечує колегіальне обговорення завдань і прийняття рішень щодо їх виконання.
2. Наради, семінари та інші заходи виконавчих органів Фастівської міської ради проводяться відповідно до планів роботи виконавчих органів або за вказівкою міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету.
3. Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення, сповіщення учасників проводить підрозділ, що відповідає за підготовку заходу.
4. Підрозділ, що відповідає за підготовку заходу, готує план його проведення, узгоджує його із зацікавленими виконавчими органами, підприємствами, організаціями та установами та передає на затвердження міському голові або секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступнику міського голови, керуючому справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов’язків).
5. Проведення наради фіксується у протоколі, який оформляється, як правило, не пізніше ніж 5 днів після наради та зберігається у виконавчому органі, що проводив семінар (нараду). Оформлення протоколів покладається на структурний підрозділ, що готує нараду. Відповідальність за своєчасне і якісне оформлення протоколів покладається на керівника відповідного виконавчого органу.
6. Порядок підготовки та проведення нарад, семінарів та інших заходів за участю іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян у виконавчих органах Фастівської міської ради здійснюється відповідно до вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання та використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію.
7. Апаратні наради при міському голові проводяться згідно з планом щотижня у понеділок . Учасниками наради є секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, старости, керівники структурних підрозділів Фастівської міської ради та підприємств і служб по життєзабезпеченню міста.

При розгляді окремих питань, за погодженням з міським головою, на нараду можуть бути запрошені інші посадові особи.

8. Перелік питань для розгляду на апаратних нарадах при міському голові затверджується у міським головою .
9. Реєстрацію учасників апаратної наради забезпечує загальний відділ , підготовку приміщення – служба господарського забезпечення.
10. Регламент проведення апаратної наради встановлюється міським головою.
11. Ведення, оформлення, облік та зберігання протоколів апаратних нарад при міському голові здійснює загальний відділ .
12. Організація контролю за виконанням доручень міського голови, даних на апаратних нарадах, покладається на виконавців та на загальний відділ .

Розділ 11. Робота з кадрами у виконавчих органах

Фастівської міської ради

1. Робота з кадрами у виконавчих органах здійснюється відповідно до Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про засади запобігання і протидії корупції», «Про захист персональних даних», Кодексу законів про працю України, постанов Кабінету Міністрів України «Про затвердження порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців», «Про затвердження типового порядку формування кадрового резерву в органах місцевого самоврядування», плану роботи з кадрами в апараті та виконавчих органах, іншими нормативними документами.
2. Організація кадрової роботи у виконавчих органах здійснюється відділом управління персоналом. Організаційну та методично-консультаційну допомогу з питань кадрової роботи та проходження служби в органах місцевого самоврядування здійснює відділ управління персоналом.

3. Прийом на роботу та звільнення з роботи:

3.1. Прийом на службу в органи місцевого самоврядування  здійснюється на підставі Законів України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про засади запобігання і протидії корупції», «Про захист персональних даних».

3.2. Призначення та звільнення посадових осіб, що працюють у виконавчих органах (крім секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, старост) здійснюється: розпорядженням міського голови (працівників апарату та виконавчих органів, що не мають статусу юридичної особи, керівників та заступників керівників виконавчих органів, які мають статус юридичної особи).

3.3. 3аміщення вакантних посад по конкурсу здійснюється  відповідно до Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 № 169.

3.4. Конкурси на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування оголошуються на підставі службової записки керівника виконавчого органу за погодженням із секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов’язків) із зазначенням основних вимог до претендента.

3.5. Після проведення конкурсу відділ управління персоналом подає на розгляд міському голові протокол засідання конкурсної комісії та особову справу переможця конкурсу.

Після проведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов’язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування, відділом управління персоналом  готується проект розпорядження (наказу) про призначення на посаду особи, яка успішно пройшла конкурс, та про присвоєння рангу посадової особи місцевого самоврядування переможцю конкурсу.

3.6. На посади, передбачені номенклатурою посад працівників, що повинні мати допуск до роботи з таємними документами, можуть бути призначені лише особи, яким оформлений допуск до державної таємниці у порядку, передбаченому чинним законодавством.

3.7. На кожного працівника, прийнятого на роботу у виконавчі органи оформляється особова справа.

3.8. При звільненні з посади посадової особи місцевого самоврядування до відділу управління персоналом надається особиста заява працівника, завізована керівником виконавчого органу. Відділ управління персоналом готує проект розпорядження міського голови (наказу керівника підрозділу).

3.9. Прийом та звільнення інших працівників (технічний персонал) здійснюється відповідно до чинного законодавства та положення про відповідний структурний підрозділ.

3.10. Укладення, переукладення і продовження дії контрактів із керівниками підприємств, установ та організацій комунальної власності територіальної громади міста Фастів здійснюється у порядку, встановленому чинним законодавством.

4. Порядок стажування, роботи з резервом кадрів, присвоєння рангів:

4.1. Стажування осіб, які претендують на відповідну посаду посадової особи місцевого самоврядування, здійснюється відповідно до порядку, визначеного Положенням про порядок стажування у державних органах, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01.12.1994 № 804 та роз’яснень Головдержслужби України.

4.2. Робота з резервом кадрів здійснюється відповідно до ст.16 Закону Украни Про службу в ОМС.

4.3. Присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування здійснюється відповідно до норм Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», розпорядженням міського голови за поданням керівника виконавчого органу.

Подання надається до відділу управління персоналом, який готує  проект розпорядження, візує його і передає на підпис міському голові. Підписане розпорядження повертається до відділу управління персоналом для подальшого оформлення.

5. З метою здійснення регулярного контролю за проходженням служби в органах місцевого самоврядування та професійними досягненнями посадових осіб місцевого самоврядування в Фастівській міській раді та її виконавчих органах проводиться в установленому порядку атестація та щорічна оцінка виконання посадовими особами покладених на них обов’язків і завдань.

 

Розділ 12. Порядок складання та затвердження посадових інструкцій

 

1. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, у місячний строк після затвердження міською радою структури і чисельності виконавчих органів, розробляється посадова інструкція.

Посадові інструкції розробляються на посади керівників, заступників керівників та спеціалістів виконавчих органів, що передбачені штатним розписом відповідного органу.

Посадові обов’язки міського голови, секретаря міської ради, першого заступника, заступників міського голови , керуючого справами виконавчого комітету, старост визначаються розподілом обов’язків, який затверджується розпорядженням міського голови.

2. Посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів або їх окремих структурних підрозділів.
3. Посадові інструкції керівників виконавчих органів погоджуються секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов’язків) та затверджуються міським головою.

Посадові інструкції працівників виконавчих органів затверджуються керівником відповідного виконавчого органу.

5. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади, прізвище, ім’я та по батькові посадової особи місцевого самоврядування.

Посадові інструкції складаються з семи  розділів:

1) загальні положення;

2) завдання та обов’язки;

3) має право ;

4) відповідальність;

5) повинен знати;

6) кваліфікаційні вимоги;

7) взаємовідносини за посадою.

6. Розділ «Загальні положення» включає:

1) найменування посади із зазначенням структурного підрозділу та основну мету діяльності працівника;

2) порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків;

3) інформацію про підпорядкованість та наявність підлеглих, порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, навчання, хвороба тощо), а також хто заміщує його;

4) перелік нормативних, методичних та інших документів, якими керується працівник;

5) вимоги до спеціальних знань і навичок.

7. Розділ посадової інструкції «Завдання та обов’язки» визначає конкретний зміст діяльності працівника. У ньому зазначається:

1) відносно самостійна ділянка роботи відповідно до положення про підрозділ, вона може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з певних напрямків, або закріплення за працівником переліку об’єктів, або як перелік відносно самостійних питань;

2) перелік видів робіт, з яких складаються повноваження посадової особи місцевого самоврядування, визначені за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь тощо).

8. У розділі «Має право» визначаються засоби, за допомогою яких посадова особа місцевого самоврядування має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків.
9. У розділі «Відповідальність» визначаються показники оцінки роботи працівника та межі його персональної відповідальності. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків, етика поведінки та дотримання обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу у виконавчі органи місцевого самоврядування та її проходженням.

10.У розділі «Повинен знати» подаються додаткові порівняно з кваліфікаційною характеристикою вимоги до знань, умінь працівника, викликані реальною специфікою роботи, особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.

11. У розділі «Кваліфікаційні вимоги» визначаються кваліфікаційні вимоги до посадової особи місцевого самоврядування, рівень освітньої підготовки та кваліфікації, спеціальність, необхідний стаж роботи за спеціальністю, відповідний стаж служби в органах місцевого самоврядування, інші вимоги.
12. У розділі «Взаємовідносини за посадою» визначається коло посадових осіб виконавчих органів місцевого самоврядування, з якими співпрацює дана посадова особа при виконанні своїх обов’язків і повноважень, умови заміщення в разі відсутності тощо.
13. Кожен працівник ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис.

У разі тимчасового виконання обов’язків іншого працівника – особа, яка допускається до виконання обов’язків зобов’язана ознайомитись з ними під особистий розпис.

14. Затверджені посадові інструкції зберігаються: оригінал – у відділі управління персоналом, а обліковані копії: у керівників виконавчих органів, безпосередньо у працівників та в особових справах працівників.
15. Відповідальність за зберігання (наявність) оригіналу посадових інструкції несе начальник відділу управління персоналом.

 

Розділ 13. Порядок оформлення відряджень і надання відпусток

 

1. Направлення у відрядження секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, старост, керівників усіх виконавчих органів та працівників виконавчих органів, які не мають статусу юридичної особи, здійснює міський голова, а під час його відсутності – виконуючий обов’язки міського голови з відповідно до розпорядження міського голови.
2. Направлення у відрядження оформляється розпорядженням міського голови чи наказом керівника виконавчого органу. У розпорядчому документі зазначається пункт призначення, найменування організації, до якої відряджається працівник, термін та мета відрядження.
3. Підставою для відрядження є запрошення, виклик або доповідна записка керівника виконавчого органу, яка з резолюцією міського голови надається до відділу управління персоналом як правило, за три дні до дати відрядження.

На основі відповідних документів працівникам, в установленому порядку, відшкодовуються витрати, пов’язані з перебуванням у відрядженні.

4. Надання щорічних та додаткових відпусток здійснюється на підставі КЗпП України, Законів України «Про відпустки», «Про службу в органах місцевого самоврядування».

Чергові відпустки надаються згідно з графіками відпусток. Графіки чергових основних та додаткових відпусток працівників на наступний рік складаються щорічно до 30 грудня. Відпустки плануються пропорційно на весь рік. Порушення затверджених графіків відпусток дозволяється, як виняток, і тільки з поважних причин.

Графіки відпусток погоджуються з профспілковим комітетом.

Графіки відпусток працівників виконавчих органів, які мають статус юридичної особи, затверджуються секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету згідно з розподілом обов’язків.

5. Чергові й додаткові відпустки секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету, старостам надаються за їх заявами розпорядженням міського голови.

Чергові та додаткові відпустки керівникам виконавчих органів  надаються за розпорядженням міського голови за їх заявою, погодженою секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету (згідно з розподілом обов’язків) відповідно до графіка відпусток.

Чергові та додаткові відпустки працівникам виконавчих органів  надаються за розпорядженням міського голови  за їх заявою, відповідно до графіка відпусток.

6. Контроль за дотриманням графіку відпусток та оформленням документів, пов’язаних із відпустками, здійснює відділ управління персоналом
7. Надання відпусток та направлення у відрядження керівників підприємств, установ та організацій комунальної форми власності, підпорядкованих Фастівській міській раді, здійснюється міським головою відповідно до чинного законодавства.

Розділ 14. Взаємодія виконавчих органів з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями міста, територіальною громадою міста Фастів

1. Робота з підприємствами, установами, організаціями міста та територіальною громадою міста

1.1. Листи від підприємств, установ, організацій та громадян міста до виконавчого комітету, міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету реєструються у загальному відділі з використанням програми з автоматизованого діловодства в день надходження з додаванням до реєстраційної картки електронного примірника документу та подаються на розгляд міського голови або секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету. Після повернення листа з резолюцією, працівники відділу документообігу реєструють резолюції в електронній базі даних та передають його відповідальним за діловодство у виконавчих органах.

1.2. Працівники виконавчих органів у строки, визначені Законом України «Про звернення громадян» готують відповідь на лист за підписом міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету та передають примірник відповіді до загального відділу.

1.3. Відповідальність за відповідність електронного та друкованого примірників несуть працівники виконавчих органів, що готують відповідь.

1.4. Підписана відповідь додається до реєстраційної картки вхідного документу в електронній базі даних та пересилається адресату поштою або видається йому працівниками загального відділу.

2. Взаємодія виконавчих органів з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності.

2.1. Взаємодія виконавчих органів з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності здійснюється міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету, начальниками управлінь, відділів та інших виконавчих органів  на відповідних рівнях згідно з функціональними обов’язками шляхом визначення завдань, погодження планів, програм і дій, обміну оперативною, управлінською інформацією, проведення спільних нарад та здійснення інших заходів у межах, визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими нормативно-правовими актами України.

2.2. Інтереси виконавчого комітету у взаємовідносинах з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями представляють міський голова, перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету.

2.3. Порядок забезпечення виконавчими органами взаємодії з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями визначається цим Регламентом та положеннями про виконавчі органи.

2.4. Контроль за здійсненням виконавчими органами делегованих повноважень органів виконавчої влади проводиться в порядку, встановленому законодавством України.

2.5. Відділ управління персоналом  в установлені терміни/строки готує та надсилає до Київської обласної державної адміністрації  узагальнену письмову інформацію про виконання делегованих повноважень органів виконавчої влади виконавчим комітетом по кожній статті Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» за встановленою формою.

2.6. Контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями комунальної форми власності, підпорядкованими Фастівській міській раді, Конституції та Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, обласної державної адміністрації, здійснюється виконавчими органами в межах наданих повноважень.

2.7. Відносини виконавчих органів з підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності будуються  відповідно до вимог Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».

3 Висвітлення діяльності виконавчих органів, міського голови та взаємодія із засобами масової інформації

3.1. Керуючись Законом України «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації», іншими нормативними документами, з метою інформування територіальної громади про діяльність Фастівської міської ради та її виконавчих органів, міського голови, вдосконалення та прозорості роботи Фастівської міської ради та її виконавчих органів, рішення Фастівської міської ради, її виконавчого комітету, розпорядження та інші нормативні акти, що стосуються інтересів громади, доводяться до відома населення через засоби масової інформації та розміщуються на офіційному сайті Фастівської міської ради та її виконавчих органів http://fastiv-rada.gov.ua.

З актуальних питань суспільно-політичного, соціально-економічного та культурного життя міста та країни організовуються брифінги, прес-конференції, засідання «круглих столів за участю міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови з гуманітарних питань, заступника міського голови з капітального будівництва, керуючого справами виконавчого комітету, начальників управлінь, відділів та інших виконавчих органів, членів виконавчого комітету, депутатів Фастівської міської ради.

3.2. Керівники структурних підрозділів Фастівської міської ради та її виконавчих органів несуть персональну відповідальність за чітке, оперативне і об’єктивне висвітлення діяльності виконавчих органів.

3.3. Інформація про заплановані на наступний тиждень найважливіші події, явища та тенденції у суспільно-політичному, соціально-економічному та культурному житті міста передається департаментами, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами до загального відділу виконавчого комітету Фастівської міської ради.

Виконавчі органи обов’язково інформують відділ з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ  про діяльність Фастівської міської ради, її виконавчих органів і міського голови, події суспільно-політичного та соціально-економічного життя міста щоденно, а у разі виникнення суспільно-резонансних подій у місті – терміново.

3.4. Анонси заходів, які проводяться Фастівською міською радою, її виконавчими органами та міським головою завчасно розміщуються на офіційному сайті Фастівської міської ради по мірі надходження інформації від виконавчих органів.

Інформація про заходи, що відбулися за участю міського голови, керівництва та керівників виконавчих органів оперативно розміщується на офіційному сайті Фастівської міської ради.

3.5. Двічі на місяць відбувається зустріч міського голови із представниками засобів масової інформації міста. Тема погоджується з міським головою та готуються всі відповідні матеріали.

4. Організація роботи з доступу до публічної інформації

Організація роботи з доступу до публічної інформації проводиться відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», розпоряджень міського голови №180 від 07.06.2011 «Про забезпечення виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації», №236 від 10.08.2011 «Про внесення змін та доповнень до розпорядження міського голови від 07 червня 2011 №180 «Про забезпечення виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації». Також

• Розроблено та затверджено форму запитів на інформацію (розпорядження міського голови від 10.08.2011 № 336)
• Запроваджено облік запитів на інформацію (додаток 2 до розпорядження міського голови від 11.08.2011 р. № 237)
• Рішенням Фастівської міської ради затверджено Порядок відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитами на інформацію та Розмір відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію
• У відділі з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ працює посадова особа спеціаліста по доступу до публічної інформації
• Визначено спеціальні місця для роботи запитувачів із документами, що містять публічну інформацію, їх копіями, обладнані такі місця відповідною оргтехнікою
• Створено умови для подання письмових запитів громадянами з обмеженими фізичними можливостями (облаштовано пандус)
• Розпорядженням міського голови №84-од від 10.04.2015 року затверджено список посадових осіб, які допускаються до роботи із документами з грифом «Для службового користування»
• Вживаються заходи щодо унеможливлення несанкціонованого доступу до наявної інформації про особу інших осіб
• На сайті Фастівської міської ради ведеться постійна рубрика про доступ до публічної інформації («Доступ до інформації»), в якій постійно поповнюються розділи: Законодавство; Розпорядження міського голови; Запит на інформацію; звіт щодо роботи із запитами.

Розділ 15. Робота з пропозиціями, заявами та скаргами, організація особистого прийому громадян

1. Робота з пропозиціями, заявами та скаргами, організація особистого прийому громадян у виконавчих органах здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян», відповідних Указів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, інших нормативних актів. Пропозиції, заяви, скарги громадян реєструються у відділі по роботі зі зверненнями громадян.
2. Діловодство за зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради ведеться окремо відзагального діловодства, відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, Закону України «Про Звернення громадян» та Класифікатора звернень громадян.
3. Працівники відділу по роботі зі зверненнями громадян попередньо розглядають звернення громадян, що надійшли, реєструють їх в програмі автоматизованого діловодства та подають на розгляд міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови , керуючому справами виконавчого комітету, відповідно до розподілу обов’язків.

Звернення з відповідними дорученнями міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови,  керуючого справами виконавчого комітету після реєстрації в електронній базі даних, направляються для вирішення керівникам виконавчих органів та іншим органам відповідно до їх компетенції з установленням конкретних термінів надання інформації про вжиття заходів.

4. Зареєстровані звернення в день надходження передаються на розгляд міському голові чи заступникам відповідно до розподілу обов’язків.
5. Міський голова, заступники міського голови, секретар міської ради, керуючий справами виконкому розглядають звернення, у разі потреби в резолюції виконавцю провести розгляд звернення за участю комісії з розгляду звернень громадян, з виїздом на місце або за участю заявника та визначити заходи щодо вирішення питання і роз’яснення проблем, які є підставою для скарги або обгрунтованого звернення. Розгляд звернень громадян керівниками повинен проводитись протягом одного робочого дня з дня отримання його на розгляд, але не пізніше загального терміну опрацювання звернень – 5 робочих днів.
6. За зверненнями громадян, в яких порушене питання не належить до компетенції виконавчих органів міської ради, міський голова та заступники міського голови можуть дати такі доручення:

– визначити виконавця, якому необхідно розглянути звернення і підготувати відповідь-роз’яснення заявнику ;

– направити звернення на розгляд за належністю на підставі п.3 ст.7 Закону України «Про  звернення громадян»;

– під час розгляду повторних звернень керівник може доручити виконавцю, до компетенції якого належить вирішення питання по суті, підготувати матеріали на  розгляд постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян або проект листа про припинення листування на підставі п.п.2.3.ст.8 Закону України «Про звернення громадян».

7. Після розгляду міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, накладання резолюції звернення повертаються до відділу по роботі із зверненнями громадян та фіксуються в комп ’ютерній базі даних.
8. Контроль за розглядом звернень громадян та виконання доручень керівництва міської ради за зверненнями покладається на керівників виконавчих органів міської ради.
9. Загальний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян здійснює відділ по роботі із зверненнями громадян на підставі електронної бази даних звернень та термінів, зазначених в реєстраційно-контрольних картках.

Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

10. Після виконання доручень, визначених у резолюціях керівництва за зверненнями громадян, виконавчі органи міської ради повертають до відділу по роботі із зверненнями громадян реєсстраційно-контрольну картку, звернення та відповідь для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

Документи розміщуються у справах у алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в мяку обкладенку. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових докуметів вони підшиваються до даної групи документів.

Розгляд звернень громадян вважається закінченим після того, коли питання вирішене по суті, а заявнику дана відповідь про результати, або подано роз’яснення щодо порядку вирішення.

11. Звернення, в якому порушені питання не належать до компетенції виконавчих органів міської ради, в термін не більше 5 днів пересилаються за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. Якщо порушені у зверненні питання частково належать до компетенції виконавчих органів міської ради – відповідь з питань у межах компетенції надається громадянину  в установленому порядку, а щодо питань, які підлягають вирішенню в інших органах виконавчої влади, при наданні відповіді на звернення розяснюється їх використання.
12. Заяви та скарги громадян розглядаються у строк не більше одного місяця з дня надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення та перевірки – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. У тих випадках, коли для вирішення звернення, яке надійшло, необхідний додатковий час, строки можуть бути продовжені міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови , керуючим справами виконавчого комітету за клопотанням особи, яка розглядає заяву, скаргу, чи пропозицію, про що дана особа повідомляє заявника. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів. На обґрунтовану письмову вимогу громадянина строк розгляду може бути скорочено від встановленого законом.
13. Відділ по роботі із зверненнями громадян здійснює контроль за розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, проводить перевірки стану роботи по розгляду звернень громадян у виконавчих органах, на підприємствах, в установах та організаціях комунальної форми власності, підпорядкованих виконавчому комітету Фастівської міської ради, надає необхідну практичну та методичну допомогу.
14. Відділ по роботі із зверненнями громадян щоквартально готує аналітичну довідку про підсумки роботи щодо розгляду звернень громадян. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби.

Порядок організації особистого прийому:

1. Особистий прийом громадян проводиться міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету згідно з графіком, затвердженим міським головою.
2. Графік особистого прийому громадян розміщується на офіційному сайті Фастівської міської ради та на інформаційному стенді у приміщенні міської ради.
3. Особистий прийом громадян проводиться у час і в приміщеннях, передбачених затвердженим графіком прийому.
4. Запис громадян на прийом до міського голови і роз’яснювальна робота з ними проводиться працівниками відділу по роботі із зверненнями громадян з понеділка по четвер з 8.00 до 17.15, а в п’ятницю з 8.00 до 16.00, перерва з 12.00 до 13.00, крім загальних вихідних і святкових днів.
5. Працівники відділу по роботі із зверненнями громадян забезпечують добірку матеріалів з питань, що розглядатимуться на особистому прийомі у міського голови чи його заступників, для чого вони мають право запросити від відповідних виконавчих органів міської ради документи, необхідні для обгрунтованого розгляду звернення.
6. У разі потреби міським головою чи його заступниками, які проводять особистий прийом громадян, або начальником відділу по роботі із зверненнями громадян до участі в особистому прийомі громадян запрошуються керівники виконавчих органів міської ради, до компетенції яких належить вирішення даного питання.
7. Під час проведення міським головою особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких на представництво оформлені у встановленому порядку та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами. Відсутність такого документа згідно з вимогами ст.5 Закону України « Про звернення громадян» може бути підставою для відмови в особистому прийомі.

Присутність представників засобів масової інформації під час проведення особистого прийому допускається лише за згоди заявників.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

8. Питання, з якими звертаються громадяни, по можливості вирішуються під час особистого прийому. Під час розгляду звернень міський голова та заступники міського голови керуються законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і в межах своєї компетенції мають право прийняти відповідне рішення: задовольнити прохання; відмовити у задоволенні, проінформувавши заявника про причини відмови і порядок оскарження прийнятого рішення; надати усне розяснення по суті піднятих питань.
9. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, вона разом із додатками (матеріалами справи) направляється на розгляд виконавчю.
10. Звернення громадян, подані на осорбистому прийомі, реєструються відповідно до Інструкції з діловоства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, установах, оранізаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації. Картки особистого прийому громадян, резолюції керівництва після прийому реєструються в компютерній базі даних відділу звернень громадян та передаються під розпис відповідальним працівникам виконавчих органів міської ради або надсилаються на адресу підприємства із супровідним листом відповідно до доручення, наданого під час особистого прийому.
11. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).
12. З урахуванням рішення, прийнятого під час особистоого прийому, виконавчі органи міської ради, яким доручено розгляд звернення, зобовязані в установлені законодавством терміни підготувати заявнику відповідь по суті питання за підписом особи, яка проводила особистий прийом.
13. Картка особистого прийому та всі документи, що були долучені до справи, повертаються разом з відповіддю у відді по роботі із зверненнями громадян для формування справи.
14. За відсутності з поважних причин посадової особи, яка повинна здійснювати особистий прийом, громадянам надаються вичерпні пояснення і пропонується зустріч з іншим керівником, до компетенції якого належить вирішення порушеного питання. У разі відмови від такої зустрічі, громадянам пропонується залишити письмове звернення, яке подається на розгляд керівництву.

Порядок проведення особистих виїзних прийомів громадян:

1. Особисті виїзні прийоми громадян міським головою проводяться згідно з затвердженим графіком.
2. Дата та місце проведення виїзних прийомів на рік складається праціваниками відділу по роботі із зверненнями громадян за пропозиціями міського голови.
3. Працівники відділу по роботі із зверненнями громадян організовують особистий виїзний прийом громадян, а саме:

• попереджують міського голову про наступний виїзний прийом громадян з особистих питань (дату, час та місце проведення);
• інформують керівників підприємств, установ, організацій, де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян;

4. Керівники підприємств, установ та організацій, де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян, виділяють приміщення та сворюють необхідні умови для проведення прийому.
5. Працівники відділу по роботі із зверненнями громадян забезпечують:

• організацію проведення виїзного прийому;
• реєстрацію одержаних на прийомі звернень, контроль за дотриманням термінів їх розгляду та наданням відповідей заявникам;
• направлення реєстраційно-контрольних карток та звернень, поданих на особистому виїзному прийомі, безпосередньо керівникам виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, до повноваждень яких належить вирішення проблем і прийняття у зв’язку з цим відповідних рішень

Розділ 16. Робота з офіційним сайтом Фастівської міської ради

1. На офіційному сайті Фастівської міської ради існують два типи інформаційних матеріалів: динамічні – це новини, інформація про події, анонси, оголошення та статично-довідкові – інформація про роботу структурних підрозділів, довідкова інформація для громадян та підприємців тощо.
2. Для забезпечення оновлення динамічної інформації, структурні підрозділи оперативно надають інформацію до відділу з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ та сектору демократичних ініціатив про заходи, події, що відбулись або плануються проводитись у місті.
3. Статично-довідкова інформація оновлюється тільки у разі, якщо у ній відбулись зміни.
4. Відповідальність за зміст та оперативне наповнення статистично-довідкової інформації покладено на наступні підрозділи:

 

Назва сторінки	Структурний підрозділ, відповідальний за наповнення сторінки
1	2
Про місто
Історія міста	Сектор демократичних ініціатив
Герб та прапор	Сектор демократичних ініціатив
Міста-партнери	Управління економіки та міжнародного співробітництва
Почесні громадяни м.Фастів	Сектор демократичних ініціатив
Визначні дати	Управління культури, молоді та туризму
Пам’ятники та пам’ятки	Управління культури, молоді та туризму
Міський голова
Міський голова	Відділ управління персоналом
Секретар міської ради	Відділ управління персоналом
Заступники міського голови	Відділ управління персоналом
Керуючий справами	Відділ управління персоналом
Виконком міської ради	Загальний відділ
Графік прийому громадян	Відділ по роботі із зверненнями громадян
Міська рада
Депутати	Відділ організаційного забезпечення діяльності ради та її органів
Комісії	Відділ організаційного забезпечення діяльності ради та її органів
Фракції	Відділ організаційного забезпечення діяльності ради та її органів
Нормативні акти
Рішення міської ради	Відділ організаційного забезпечення діяльності ради та її органів
Рішення виконкому	Загальний відділ
Розпорядження міського голови	Загальний відділ
Проекти документів/ Проекти рішень сесій міської ради	Відділ організаційного забезпечення діяльності ради та її органів
Проекти документів/ Проекти рішень виконкому	Загальний відділ
Проекти документів/ Проекти регуляторних актів	Управління економіки та міжнародного співробітництва
Управління та відділи
Управління та відділи	Відділ управління персоналом
Контакти
Адреса, телефони органу місцевого самоврядування	Відділ організаційного забезпечення діяльності ради та її органів
Інформація для учасників АТО та їх родин
Корисна інформація для учасників АТО та їх родин	Сектор з питань мобілізаційної роботи
Цивільний захист та безпека життєдіяльності
Інформація, що стосується цивільного захисту та безпеки життєдіяльності	Сектор з питань НС та цивільного захисту населення
Життя міста
Міська громада	Сектор демократичних ініціатив
Громадський бюджет	Управління економіки та міжнародного співробітництва
Місцеві петиції	Відділ по роботі із зверненнями громадян
Громадянське суспільство	Відділ організаційного забезпечення діяльності ради та її органів
Громадські організації	Сектор демократичних ініціатив
Політичні партії	Сектор демократичних ініціатив
Релігійні об’єднання	Управління культури, молоді та туризму
Органи самоорганізації населення	Сектор демократичних ініціатив
Адміністративні послуги
Повний перелік послуг	ЦНАП
Реєстрація, зняття з реєстрації місця проживання	Відділ ведення єдиного демографічного реєстру населення
Паспорт громадянина України	ЦНАП
Державна реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та речових прав на нерухоме майно	Відділ державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців, прав на нерухоме майно та їх обтяжень
Держгеокадастр	ЦНАП
Адмінпослуги підрозділів виконавчого комітету Фастівської міської ради (діти, земельні питання, архітектура тощо)	ЦНАП
Оформлення документів дозвільного характеру	ЦНАП
Звернення громадян
Законодавство України	Відділ по роботі із зверненнями громадян
Графіки прийому громадян	Відділ по роботі із зверненнями громадян
Зразок заяви	Відділ по роботі із зверненнями громадян
Розпорядження міського голови	Відділ по роботі із зверненнями громадян
Оголошення	Відділ по роботі із зверненнями громадян
Звіти про звернення громадян	Відділ по роботі із зверненнями громадян
Доступ до інформації
Законодавство	Відділ з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ
Розпорядження міського голови	Відділ з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ
Запит на інформацію	Відділ з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ
Звіт щодо роботи із запитами	Відділ з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ
Економіка міста
Міський бюджет	Відділ організаційного забезпечення діяльності ради та її органів
Підприємства міста	Управління економіки та міжнародного співробітництва
Індустріальний парк «Фастіндастрі»	Управління економіки та міжнародного співробітництва
План соціально-економічного розвитку	Управління економіки та міжнародного співробітництва
Підсумки соціально-економічного розвитку	Управління економіки та міжнародного співробітництва
Інвестиційна діяльність міста	Управління економіки та міжнародного співробітництва
Гранти	Управління економіки та міжнародного співробітництва
Державні закупівлі	Відділ внутрішнього фінансового контролю та аудиту
Внутрішній фінансовий контроль та аудит	Відділ внутрішнього фінансового контролю та аудиту
Звіти про використання бюджетних коштів	Фінансове управління
Містобудування
Про відділ	Відділ містобудування та архітектури
Законодавча база	Відділ містобудування та архітектури
Реєстр містобудівних умов та обтяжень	Відділ містобудування та архітектури
Генеральний план міста	Відділ містобудування та архітектури
План зонування території міста	Відділ містобудування та архітектури
ЖКГ
КП Фастівської міської ради «Фастівтепломережа»	КП Фастівської міської ради «Фастівтепломережа»
КП Фастівської міської ради «Фастівводоканал»	КП Фастівської міської ради «Фастівводоканал»
Фастівська Житлово-експлуатаційна контора	Фастівська Житлово-експлуатаційна контора
Фастівський Комбінат комунальних підприємств	Фастівський Комбінат комунальних підприємств
КП «Центр торгівлі та благоустрою»	КП «Центр торгівлі та благоустрою»
КП «Фастівське БТІ»	КП «Фастівське БТІ»
Плани роботи на тиждень	Комунальні підприємства міста
Звіт про роботу за поточний тиждень	Комунальні підприємства міста
Актуально-енергозбереження	Відділ з питань енергозбереження, енергоефективності та екології
Фастівська філія по експлуатації газового господарства ВАТ “Київоблгаз”	Фастівська філія по експлуатації газового господарства ВАТ “Київоблгаз”
Житлова політика	Сектор житлової політики, квартирного обліку, розподілу житла та з питань гуртожитків і ОСББ
Питання землі та майна	Відділ з питань раціонального використання земель, сектор раціонального використання майна
Установи і організації
В даному розділі відповідальність за розміщення інформації несуть ті установи та організації, які висвітлюють свою діяльність на офіційному сайті Фастівської міської ради
Підприємництво
Державна реєстрація	Відділ державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців, прав на нерухоме майно та їх обтяжень
Дозвільна система у сфері господарської діяльності	Відділ сфери обслуговування населення, розміщення реклами та захисту прав споживачів
Мале підприємництво та Програма розвитку малого та середнього підприємництва міста Фастів	Управління економіки та міжнародного співробітництва
Інформація для підприємців	Управління економіки та міжнародного співробітництва, відділ сфери обслуговування населення, розміщення реклами та захисту прав споживачів
Регуляторна політика	Управління економіки та міжнародного співробітництва
Інформаційний дайджест	Управління економіки та міжнародного співробітництва
Гуманітарна сфера
Освіта	Управління освіти
Культура	Управління культури, молоді та туризму
Фастівський міський центр соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді	Фастівський міський центр соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді
Охорона здоров’я	Сектор охорони здоров’я
Молодіжна політика	Управління культури, молоді та туризму
Служба у справах дітей	Служба у справах дітей
Соціальний захист населення	Управління соціального захисту населення
Новини спорту	Відділ з питань фізичної культури та спорту
Архівні документи	Архівний відділ
Сервіс та відпочинок
Транспорт	Сектор торгівлі та транспорту
Туризм	Управління культури, молоді та туризму
Громадське харчування	Сектор торгівлі та транспорту
Побутове обслуговування	Відділ сфери обслуговування населення, розміщення реклами та захисту прав споживачів
Готелі	Сектор торгівлі та транспорту
Порядок розміщення зовнішньої реклами на території міста Фастова	Відділ сфери обслуговування населення, розміщення реклами та захисту прав споживачів
Люстрація
Люстрація	Відділ управління персоналом
Міські програми
Міські програми	Відділ організаційного забезпечення діяльності ради та її органів
ЗМІ Фастівщини
Перемога	Відділ з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ
Наш городок	Відділ з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ
Fastiv.tv	Відділ з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ

 

Пропозиції щодо змісту, оновлення, наповнення та зміни вищевказаних сторінок надаються до відділу з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ.

Для розміщення (оновлення) інформації на сайті виконавчі органи формують її в електронному вигляді, перевіряють  на відповідність паперовим документам. Інформація, що підлягає розміщенню на сайті, надсилається до відділу з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ обов’язково в електронному вигляді, в якому зазначають розділ, сторінку сайту Фастівської міської ради, де вона має бути розміщена.

5. Розділ веб-сайту «Управління та відділи» містить інформацію про структурні підрозділи, керівників, номерів телефонів тощо. Кожен структурний підрозділ самостійно слідкує за інформативністю даної сторінки та наявності на ній актуальної інформації про себе. У разі зміни телефонних номерів або іншої інформації, відповідний структурний підрозділ негайно сповіщає про це відділ з питань інформаційного забезпечення та по роботі із ЗМІ з вимогою замінити застарілу інформацію.

Розділ 17. Порядок створення та функціонування робочих органів,

що утворюються виконавчим комітетом та міським головою

1. Виконавчий комітет та міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку міста, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ у тій чи іншій сфері господарювання та на виконання актів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть створювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо, далі – робочі органи).
2. До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань включаються заступники міського голови, старости, представники виконавчих органів, а також депутати Фастівської міської ради, представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб’єктів підприємницької діяльності, громадських організацій, науковці та інші фахівці за їх згодою.

Персональний склад робочого органу погоджується, як правило, з першим заступником міського голови або секретарем міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету відповідно до розподілу обов’язків.

3. Якщо робочий орган створюється на тривалий період для виконання завдань, що носять багаторазовий характер, то в цьому випадку розробляється і затверджується відповідне положення.
4. При створенні тимчасового робочого органу – його завдання та повноваження визначаються в самому документі про його створення.
5. У випадку, якщо створення робочого органу передбачене відповідними нормативно-правовими актами органів влади, їх створення та функціонування здійснюється відповідно до цих актів.
6. Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.
7. Рішення про скликання засідання робочого органу приймається його головою.
8. Порядок денний засідання робочого органу формується секретарем робочого органу.

З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники державних, місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.

Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

9. Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів, якщо це не суперечить положенню про цей орган.

Засідання робочого органу проводить його голова. У разі коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або посадова особа, яка забезпечує здійснення повноважень відсутньої особи.

10. Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар та підписує голова робочого органу.
11. Рішення робочого органу приймаються шляхом досягнення консенсусу. Прийняті рішення носять рекомендаційний характер. За результатами розгляду, з тих чи інших питань можуть прийматися рішення Фастівської міської ради, виконавчого комітету або розпорядження міського голови.
12. Організаційне забезпечення діяльності робочого органу та контроль за виконанням прийнятих ним рішень чи рекомендацій покладається на керівника виконавчого органу, відповідального за питання, з якого створений робочий орган.
13. З метою забезпечення участі громадськості у формуванні та реалізації державної політики, відкритості і прозорості діяльності органів місцевого самоврядування при виконавчому комітеті може створюватися громадська рада, положення про яку погоджує виконавчий комітет.
14. У відносинах з органами місцевого самоврядування громадську раду представляє голова громадської ради.

Розділ 18. Печатки, штампи та бланки виконавчих органів

Фастівської міської ради.

17.1. Печатка та штампи міської ради та її виконавчого комітету

1. Виконавчий комітет має гербову печатку і штампи встановлених зразків, а також інші штампи, необхідні в роботі з документами, виготовлення яких забезпечується завідувачем сектору з питань мобілізаційної роботи виконавчого комітету Фастівської міської ради у встановленому порядку. Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку та видачі печаток і штампів, який включається у номенклатуру справ, його аркуші нумеруються, прошиваються та скріплюються печаткою. Відповідальним за ведення журналу є завідувач сектору з питань мобілізаційної роботи – уповноважений РСО виконавчого комітету Фастівської міської ради.
2. Відповідальним за зберігання гербової печатки виконавчого комітету Фастівської міської ради є начальник фінансово-господарського відділу – головний бухгалтер виконавчого комітету Фастівської міської ради .
3. На час відсутності начальника фінансово-господарського відділу – головного бухгалтера виконавчого комітету Фастівської міської ради,у якого постійно зберігається гербова печатка, вона передається особі, яка виконує його посадові обов»язки, згідно розпорядження міського голови, про що робиться запис у журналі обліку та видачі печаток і штампів.
4. Гербовою печаткою виконавчого комітету Фастівської міської ради засвідчуються підписи міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету у випадках, передбачених «Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади» затвердженою постановою КМУ від 17.01.2018р. №55 та власною інструкцією з діловодства.
5. Штампи загального відділу та відділу по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету Фастівської міської ради використовуються для оформлення, реєстрації і розсилки документів. Відповідальність за зберігання і законність користування ними несуть начальник загального відділу та начальник відділу по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету Фастівської міської ради.
6. Гербові номерні круглі печатки з назвою «Виконавчий комітет Фастівської ї міської ради старостинський округ №№1-9»», номерні круглі  печатки «Для довідок №№1-9» діаметром 40 мм, номерні кутові штампи з №№1-9 мають старости старостинських округів  Фастівської  міської об’єднаної громади відповідно:

• староста  Борівського округу – №1;
• староста  Бортниківського округу  – №2.
• староста  Великоснітинський округ – №3.
• староста   Веприківського округу – №4.
• староста  Малоснітинського округу  – №5.
• староста  Мотовилівського округу – №5.
• староста  Мотовилівськослобідського округу  – №7.
• староста  Оленівського округу – №8.
• староста  Фастівецького оругу – №9.

17.2. Печатки та штампи виконавчих органів Фастівської міської ради

1. Виконавчі органи міської ради, що є юридичними особами, мають свої гербові печатки, а також можуть мати кутові штампи встановленого зразка, інші печатки і штампи, необхідні в роботі з документами.
2. Зразки печаток і штампів виконавчих органів міської ради розробляються ними самостійно і погоджуються керуючим справами виконавчого комітету. Відповідальними за зберігання і законність користування печатками та штампами є керівники виконавчих органів міської ради.
3. Печатки, штампи не можуть передаватись іншій особі без розпису в журналі обліку печаток і штампів, який передбачає і передачу відповідальності за їх зберігання і користування. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах.
4. Іменні печатки та штампи передачі іншим особам не підлягають.

Розділ 19. Інші питання організації роботи виконавчих органів.

1. Організація чергувань в адміністративних приміщеннях Фастівської міської ради:

1.1. У вихідні та святкові дні, а також в особливих випадках, за розпорядженням міського голови для координації роботи служб міста, а також міського господарства та оперативного вирішення питань, призначаються відповідальні чергові з числа: секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, керівників, управлінь, відділів, інших виконавчих органів.

1.2. Відповідальний черговий в день чергування повинен:

1) о 9.00 годині ранку з черговим визначити порядок оперативного вирішення питань, які можуть виникнути під час чергування, систематично підтримувати зв’язок із диспетчерськими службами підприємств, які забезпечують життєдіяльність міста;

2) у разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації, негайно повідомити міського голову, першого заступника міського голови або заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів відповідно до функціональних обов’язків та в подальшому діяти за погодженими з ними заходами;

3) координувати чітку взаємодію всіх підрозділів та спеціальних служб міста при ліквідації наслідків надзвичайних або аварійних ситуацій;

4) контролювати оперативну передачу директивної, розпорядчої, облікової та інших видів інформації;

5) у разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації, з виїздом на місце визначити ступінь наслідків (пошкоджень). У випадку аварії організувати виконання робіт по ліквідації її наслідків. Постійно інформувати міського голову про хід її усунення.

1.3. На час чергування відповідальний черговий може забезпечуватись черговим автомобілем.

2. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчих органів та пропускний режим:

2.1. Матеріально-технічне забезпечення відділів апарату та виконавчих органів, які не мають статусу юридичної особи, проводиться господарським відділом, виконавчих органів, які мають статус юридичної особи – особами, визначеними їх керівниками.

2.2. Служба господарського забезпечення  організовує роботу по утриманню в належному стані приміщень, придбання та ремонт меблів, обладнання, оргтехніки, виготовлення друкованої продукції, забезпечення працівників канцелярським приладдям, папером, телефонним зв’язком тощо.

2.3. Вхід до адміністративних будинків Фастівської міської ради сторонніх осіб здійснюється з 8‑00 до 17‑15.

Графік роботи центру надання адміністративних послуг в адміністративній будівлі міської ради здійснюється у відповідності до Регламенту центру надання адміністративних послуг виконавчого комітету Фастівської міської ради .

У неробочий час (під час перерви з 12-00 до 13‑00, а також з 17‑15 до 8-00), у вихідні та святкові дні вхід сторонніх осіб обмежується. Робочі кімнати відділів, у яких зберігаються документи з основної діяльності виконавчих органів, грошові та значні матеріальні цінності, на неробочий час опечатуються. Робота у цих кімнатах у позаробочий час може проводитись з дозволу заступника міського голови,  керуючого справами виконавчого комітету, керівників відповідних, управлінь, відділів, інших виконавчих органів.

2.4. Винос майна з будинку, його перенесення з однієї робочої кімнати в іншу проводиться лише з дозволу начальника господарського відділу або матеріально відповідальної особи. Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Працівники несуть відповідальність за збереження й правильність користування закріпленим майном, при звільненні з роботи здають його начальнику господарського відділу, про що робляться відповідні відмітки в обхідному аркуші.

 

 

Секретар  міської  ради                                                Л.І.Рудяк