Про затвердження Положення про функціонування чат-боту «СВОЇ» Фастівської міської територіальної громади

ФАСТІВСЬКА МІСЬКА РАДА

Київської області

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

РІШЕННЯ

Від    22.11.2021                                                                                   № 558

Про затвердження Положення

про функціонування чат-боту «СВОЇ»

Фастівської міської

територіальної громади

З метою забезпечення підзвітності громадянам, публічності, прозорості та відкритості діяльності Фастівської міської ради та її виконавчих органів, задля реалізації права кожного на доступ до публічної інформації, яка знаходиться у володінні суб`єкта владних повноважень, на виконання Конституції України, Законів України «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», відповідно до положень Меморандуму про співпрацю в рамках реалізації програми «Електронне урядування задля підзвітності влади та участі громади (EGAP)» року та керуючись ст. 40, ч.6 ст. 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Фастівської міської ради вирішив:

1. Затвердити Положення про функціонування чат-боту «СВОЇ» Фастівської міської територіальної громади (додається).
2. Виконавчим органам Фастівської міської ради створювати, наповнювати, адмініструвати розділи чат-боту згідно повноважень, відповідно до Положення, зазначеного в п.1.
3. Відділу з питань інформаційного забезпечення та по роботі зі ЗМІздійснювати інформування громади щодо чат-боту.
4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на секретаря Фастівської міської ради Рудяк Л.І.

Міський голова                                                                  М.В.Нетяжук

Додаток

до рішення виконавчого комітету

№ _558_від 22.11.2021 р.

Положення про функціонування чат-боту «СВОЇ»

Фастівської міської територіальної громади

1. Загальні положення

1.1. Це Положення розроблено відповідно до Конституції України, Законів України «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про захист інформації в автоматизованих системах», «Про державну таємницю», «Про авторське право і суміжні права», Указів Президента України від 31.07.2000 №928/2000 «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі в Україні», від 01.08.2002 №683/2002 «Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади».

Чат-бот «СВОЇ» Фастівської міської територіальної громади (далі – чат-бот) розроблено та впроваджено в діяльності виконавчих органів Фастівської міської ради, керуючись положеннями Меморандуму про співпрацю в рамках реалізації програми «Електронне урядування задля підзвітності влади та участі громади (EGAP)» на платформі https://toolkit.in.ua/, реалізованої партнерами зазначеного Меморандуму відповідно до його умов та цілей.

1.2. Терміни, що використовуються у даному Положенні:

Чат-бот «СВОЇ» Фастівської міської територіальної громади (далі – чат-бот) – це сукупність програмних та технічних засобів, реалізованих Національним адміністратором чат-боту, які забезпечують доступ Користувачам чат-боту до інформації та сервісів, розміщених Локальнимиадміністраторами чат-боту.

Національний адміністратор чат-боту – представник розробника платформи, на якій функціонує чат-бот.

Локальні адміністратори чат-боту – відповідальні особи за наповнення, адміністрування чат-боту, які призначаються наказами керівників виконавчих органів міської ради.

Користувач чат-боту – особа, яка підключена до чат-боту в реалізованих додатках, що здійснила відповідну авторизацію та використовує його функції та можливості.

1.3. Чат-бот функціонує для задоволення потреб жителів Фастівської міської територіальної громади щодо отримання інформації та доступу до інструментів електронної взаємодії. Чат-бот може містити інформацію про роботу органів місцевого самоврядування, їх діяльність, новини територіальної громади, надавати можливість скористатися сервісами (реалізованими виконавчими органами, комунальними підприємствами та закладами), інструментами електронної демократії та електронного урядування, адміністративними, соціальними та іншими послугами, отримувати доступ до інших сервісів, необхідних користувачу.

1.4. Інформація у чат-боті – популярна, часто запитувана інформація, зручна для розміщення та використання у доступній формі на мобільних пристроях через додатки месенджерів, а також придатна до постійної підтримки в актуальному стані. На базі статистичних даних використання інформації, враховуючи запити громадян, пропозиції інститутів громадянського суспільства, засобів масової інформації, представників бізнесу, виконавчі органи Фастівської міської ради визначають:

– обсяг та зміст інформації (зокрема, сезонної або актуальної в певний період часу);

– перелік послуг (адміністративних, соціальних та інших);

– перелік сервісів (інформаційних, консультаційних, електронного запису,електронних черг тощо);

– інструменти електронної демократії та партисипації (платформа E-DEM, електронні петиції, бюджет громадських ініціатив);

– інші сервіси, посилання, доступні через чат-бот.

1.5. Чат-бот є додатковим інструментом виконавчих органів Фастівської міської ради для підвищення ефективності, прозорості та відкритості взаємодії з громадянами.

1.6. Чат-бот функціонує відповідно до законодавства України.

1.7. Офіційна мова чат-боту – українська.

1.8. Чат-бот для користувачів є безоплатним.

1.9. Перелік підтримуваних платформ месенджерів визначає Національний адміністратор чат-боту.

2. Структура чат-боту

2.1. Структурні елементи чат-боту реалізовуються відповідно доможливостей технічної платформи, в рамках якої він створений, на базі вимог доп.1.4 цього Положення.

2.2. Визначення структури та здійснення стандартного наповнення типовихчастин чат-боту (розділи, підрозділи, функціональні меню) проводитьсяНаціональним адміністратором чат-боту.

2.3. Локальні адміністратори чат-боту здійснюють наповнення окремихрозділів або частин чат-боту відповідно до своєї компетенції, керуючисьІнструкцією локального адміністратора системи, розробленою Національнимадміністратором чат-боту, як частина технічної документації до платформи.

2.4. Структура чат-боту не є сталою та може змінюватись залежно відпотреб користувачів чат-боту.

3. Порядок інформаційного наповнення чат-боту

3.1. Інформаційне наповнення та оновлення чат-боту проводитьсявідповідно до потреб, змісту інформації та сервісів, що надаються через чат-ботзгідно з вимогами п.1.4 даного Положення.

3.2. Локальні адміністратори чат-боту:

3.2.1. визначають потреби користувачів чат-боту в отриманні інформації;

3.2.2. визначають потреби виконавчого органу в поширенні інформації;

3.2.3. організовують процес визначення та формують пропозицію керівнику щодо структури подання інформації у чат-боті (пункти меню чатботу);

3.2.4. збирають інформацію та адаптують її до формату, придатного длявнесення в чат-бот, та раніше визначеної структури;

3.2.5. розміщують, оновлюють у чат-боті інформацію в межах компетенції;

3.2.6. забезпечують належне розміщення інформації або сервісу у чат-боті;

3.2.7. забезпечують перевірку та підтримку актуальності інформації;

3.2.8. постійно здійснюють перевірку розміщеної інформації на їїактуальність для користувачів. У разі низького споживання користувачами чатботу певної інформації, за погодженням з керівником видаляють її з чат-боту;

3.3. Локальному адміністратору чат-боту забороняється:

– розміщення у чат-боті інформації, що заборонена законодавством Українита цим Положенням;

– вносити зміни, доповнення тощо до інформації у чат-боті, якавідноситься до компетенції іншого локального адміністратора чат-боту (невідноситься до повноважень виконавчого органу міської ради, працівником якого він є);

– розміщувати у чат-боті конфіденційну інформацію, інформацію ізобмеженим доступом, а також інформацію про громадян чи юридичних осіб, якастала йому відома під час виконання ним своїх повноважень.

4. Організаційне забезпечення функціонування чат-боту

4.1. Виконавчі органи міської ради:

– наказами (розпорядженнями) керівників визначають відповідальних осіб за адмініструваннята наповнення чат-боту (локальних адміністраторів чат-боту);

– визначають інформацію, що може бути поширена через чат-бот;

– створюють, наповнюють інформацією, адмініструють розділи чат-ботузгідно повноважень та у відповідності до даного Положення;

– надають інформацію про зміну локальних адміністраторів, пропозиціїрозширення функціоналу та зауваження щодо роботи чат-боту до департаментуінформаційних технологій міської ради та Національного адміністратора.

4.2. Реєстрація звернень, що надійшли через чат-бот, здійснюєтьсявідповідно до Регламенту виконавчих органів та Інструкції з діловодства у Фастівській міськійраді та її виконавчих органах.

4.3. Відділ з питань інформаційного забезпечення та по роботі зі ЗМІ Фастівської міської ради:

– взаємодіє з національним адміністратором чат-боту з питань контролюза функціонуванням чат-боту, збору статистичних даних, доступу до чат-ботулокальним адміністраторам, інших технічних питань;

– надає технічні консультації відповідальним особам щодоадміністрування чат-боту;

– у співпраці з Національним адміністратором чат-боту забезпечуєвзаємодію з інструментами електронної демократії, що представлені в рамкахплатформи електронної демократії E-DEM;

– здійснює інформування громади щодо чат-боту

5. Відповідальність за роботу чат-боту

5.1. Керівники виконавчих органів Фастівської міської ради сприяютьорганізації процесу визначення та наповнення розділів чат-боту актуальною інформацією відповідно до визначених повноважень.

5.2. Відповідальними особами за наповнення, оновлення та підтримання вактуальному стані інформації, розширення функцій чат-боту є локальніадміністратори чат-боту (відділ з питань інформаційного забезпечення та по роботі зі ЗМІ), які перед розміщенням інформації у розділи чат-ботупогоджують її з керівниками виконавчих органів  Фастівської міської ради.

5.3. За неналежне наповнення чат-боту можуть бути застосовані видивідповідальності, передбачені нормами законодавства.

Керуючий справами (секретар)

виконавчого комітету Фастівської

міської ради                                                                             Л.О. Тхоржевська