Compliance: шлях до відповідального та ефективного бізнесу

Що таке комплаєнс?

Комплаєнс — це система заходів управління та контролю в компанії, спрямована на попередження та подолання ризиків недотримання вимог законодавства, правил і рекомендацій (зокрема, органів контролю), етичних стандартів, а також на уникнення санкцій. Завдяки впровадженню комплаєнс-системи, бізнес отримує хорошу репутацію на ринку та довіру клієнтів і партнерів.

Вам знадобиться комплаєнс-система у вашій роботі, якщо ви:

• Плануєте виходити на міжнародний ринок на експорт;
• Хочете отримати фінансування від держави;
• Хочете отримати міжнародний грант;
• Хочете залучити додаткове іноземне фінансування;
• Маєте намір брати участь у майбутніх проєктах відбудови України;
• Бажаєте будувати та розвивати доброчесний бізнес в Україні.

Підприємствам комплаєнс допомагає: 

• Запобігати шахрайським діям всередині компанії;
• Пропрацювати ризики та мінімізувати фінансові втрати;
• Попереджувати та долати ризики недотримання вимог законодавства правил, стандартів та рекомендацій (зокрема, органів контролю), та, відповідно, уникати штрафних санкцій;
• Оптимізовувати бізнес-процеси для побудови клієнтоорієнтованого бізнесу;

Інструменти комплаєнсу, які потрібні для малого та середнього бізнесу

Ці інструменти не лише визначають основні принципи діяльності компанії, але й створюють основу для подальшого розвитку комплаєнс-програми, спрямованої на забезпечення дотримання законності та етичних стандартів.

• Кодекс етики/кодекс поведінки

Це ключовий базовий документ компанії щодо комплаєнсу, який закладає фундамент для подальшого розвитку політик, процедур та процесів комплаєнсу та охоплює: «філософію» компанії у сфері доброчесності та комплаєнсу; цінності, які декларує компанія; базові правила, яких повинні дотримуватися співробітники та партнери компанії; виявлення та врегулювання конфлікту інтересів (суперечностей між особистими інтересами та робочими обов’язками працівника під час виконання ним роботи); санкційну політику компанії; принципи кадрової політики для перевірки працівників тощо.

• Антикорупційна політика 

Комплекс заходів, положень, процедур та принципів, спрямованих на запобігання, виявлення та протидію корупції в організації.

Зверніть увагу, що для компаній, які беруть участь в тендерах на суму понад 20 млн грн, обов’язково потрібно мати також антикорупційну програму.

• Політика закупівель та перевірки третіх осіб 

Стратегічний документ, який визначає правила, процедури та стандарти для процесу закупівель товарів та послуг в організації, а також підходи до перевірки діяльності та добросовісності третіх сторін, таких як постачальники, партнери та підрядники.

З урахуванням ідентифікованих ризиків, у компанії може бути запроваджено й інші окремі політики. Такі політики мають на меті деталізацію положень Кодексу, встановлення чіткої процедури, саме вони допомагатимуть створити комплексний підхід до управління підприємством.

Рекомендації для початку впровадження

комплаєнс-програми

На початкових етапах у комплаєнс-програмі мають бути охоплені такі основні сфери:

• «Тон зверху». В компанії має бути запроваджена «культура комплаєнсу». Комплаєнс програма повинна бути не просто на папері, вона повинна мати реальні інструменти та бути впровадженою в практичну діяльність, і все це має відбуватися під лідерством вищого керівництва.
• Політика управління. Важливо забезпечити розподіл функціонала та зон відповідальності персоналу, який відповідає за контроль реалізації комплаєнс-програми у компанії.
• Розробка Кодексу етики або поведінки, який обов’язковий до дотримання всіма співробітниками компанії, включно з вищим керівництвом.
• Запобігання та протидія корупції. Необхідно забезпечити здійснення ретельної перевірки контрагентів і третіх осіб, впровадження Політики та постійне навчання і контроль співробітників, залучених до процесів з високим корупційним ризиком.
• Дотримання санкційної політики, яка охоплює перевірку контрагентів на наявність накладених на них санкцій.
• Навчання співробітників: проведення співробітникам на регулярній основі тренінгів щодо боротьби з корупцією, правил та принципів Кодексу етики або поведінки.
• Гаряча лінія та захист викривачів. Для покращення впровадження комплаєнс-програми варто забезпечити систематичну роботу «Гарячої лінії» та механізму розгляду інцидентів та усунення порушень.
• Дисциплінарний механізм. Розробка прозорого та справедливого дисциплінарного механізму забезпечить належне розслідування випадків хабарництва або ситуацій неправомірної поведінки.
• Моніторинг та звітність. Впровадження механізмів та процедур періодичного моніторингу і звітності керівнику або власнику компанії щодо порушень та ризиків допоможе вдосконалити систему комплаєнс на вашому підприємстві.