Про затвердження  Інструкції щодо управління невідповідними послугами та невідповідностями в виконавчих органах Фастівської міської ради згідно стандарту ДСТУ ISO 9001:2015 в новій редакції

ФАСТІВСЬКА МІСЬКА РАДА

Київської області

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 14.03.2025                                                       м. Фастів                                                         №48-од

Про затвердження  Інструкції

щодо управління невідповідними послугами

та невідповідностями в виконавчих органах

Фастівської міської ради згідно стандарту

ДСТУ ISO 9001:2015 в новій редакції

З метою приведення у відповідність Інструкції щодо управління невідповідними послугами та невідповідностями в виконавчих органах Фастівської міської ради, керуючись пунктом 20 частини 4 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити Інструкцію щодо управління невідповідними послугами та невідповідностями в виконавчих органах Фастівської міської ради згідно стандарту ДСТУ ISO 9001:2015 в новій редакції (Додаток 1).
2. Розпорядження міського голови № 293-од від 18.09.2018 визнати таким, що втратили чинність.
3. Контроль за виконанням даного розпорядження залишаю за собою.

Міський голова                                                             Михайло НЕТЯЖУК

Додаток 1

до розпорядження

14.03.2025  №  48-од

Інструкція щодо управління невідповідними послугами
та невідповідностями

в виконавчих органах Фастівської міської ради

1. Метою інструкції є:

– ідентифікація невідповідностей, виявлених в виконавчих органах Фастівської міської ради;

– встановлення правил усунення виявлених невідповідностей в виконавчих органах Фастівської міської ради.

2. Терміни, які використовуються у даній інструкції:

Невідповідна послуга – адміністративна чи неадміністративна   послуга яка надана з порушенням законодавчих, нормативно-правових чи організаційно-розпорядчих вимог і входить у визначення невідповідність. До невідповідних послуг можуть відноситися:

– ведення документації з порушенням встановлених вимог;

– надання послуг з порушенням термінів;

– надання послуг з порушенням встановлених вимог тощо.

3. Компетенція

Міський голова:

• приймає рішення по всім задокументованим невідповідним послугам, вибірково аналізує рішення про усунення інших невідповідностей;
• призначає відповідального за аналіз причин, визначення корегувальних дій, для усунення невідповідних послуг чи невідповідностей за задокументованими зверненнями пацієнтів/клієнтів чи приписами (зверненнями) контролюючих органів.

Уповноважений з питань СУЯ:

• веде загальний облік всіх невідповідних послуг та невідповідностей;
• контролює усунення невідповідностей та контролює виконання визначених коригувальних та запобіжних дій;
• веде облік невідповідностей, що повторюються і особисто приймає участь в аналізі причин повторення і визначенні коригувальних та запобіжних дій з метою усунення причин виникнення подібних невідповідностей;
• узагальнює інформацію і не рідше одного разу на рік, протоколює аналіз управління невідповідностями

4. Опис дій

4.1. Ідентифікація невідповідностей проводиться шляхом порівняння встановлених вимог із фактично здійсненими діями.

Основі джерела інформації про виявлення невідповідностей є:

– звіти внутрішніх та зовнішніх аудитів системи управління;

– звернення (обґрунтовані скарги) громадян;

– довідки (звернення тощо) контролюючих органів;

– інформація від працівників організації.

4.2. Дії, при виявлені невідповідностей, в ході проведення внутрішніх аудитів описані в Інструкція щодо порядку організації та проведення внутрішніх аудитів.

4.3. Управління невідповідностями, виявленими при зовнішніх аудитах, за зверненнями (скаргами) громадян та за довідками (приписами тощо) контролюючих органів здійснюється наступним чином:

В разі виявлення невідповідностей посадові особи організації зобов’язані зареєструвати їх відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

Міський голова або його заступник, відповідно до розподілу обов’язків, визначає відповідального за аналіз причин невідповідності, визначення та впровадження коригувальних дій та визначає граничні терміни їх впровадження, в межах чинного законодавства. Про всі невідповідності обов’язково повідомляється уповноважена особа з СУЯ.

Відповідальний проводить аналіз зазначених невідповідностей та готує міському голові або його заступнику за потребою:

• інформацію про результати аналізу причин невідповідності;
• пропонує і вразі погодження впроваджує коригувальні дії;
• готує проект відповіді громадянину чи контролюючому органу;
• в разі необхідності, готує проект розпорядчого документа;
• виконує дії визначені Інструкцією щодо коригувальних дій;

Інформація про виконані заходи доводиться до уповноваженого з питань СУЯ з метою її обліку та аналізу.

4.4. Управління невідповідностями за зверненням громадянина у відповідний виконавчий орган.

У разі звернення громадянина безпосередньо у виконавчий орган, що надав послугу з невідповідністю, його звернення реєструється працівником, який відповідає за ведення діловодства та передається на розгляд керівнику виконавчого органу.

Керівник виконавчого органу розглядає звернення громадянина і в разі достатності прав та компетентності, аналізує причин невідповідності, визначає та впроваджує коригувальні дії. У разі недостатності прав та компетентності невідповідність реєструється відповідно п. 4.3 даної інструкції.

4.5. Управління невідповідностями, виявленими в рамках самоконтролю.

Працівник, який виявив невідповідність, повідомляє про це безпосереднього керівника усно або письмово в день його виявлення.

Безпосередній керівник залежно від складності усунення невідповідності:

– визначає відповідального працівника даного виконавчого органу за усунення невідповідності;

– повідомляє письмово чи усно начальнику або його заступнику, відповідно до розподілу обов’язків;

–         виконує дії визначені Інструкцією щодо коригувальних дій.

У випадку визначення безпосереднім керівником працівника відповідального за усунення невідповідностей – працівник проводить перевірку зазначених невідповідностей та готує безпосередньому керівнику, за потребою:

• інформацію про результати розгляду та пропозиції щодо усунення невідповідностей;
• проект відповіді замовнику;
• проект розпорядчого документа, тощо;
• виконує дії визначені Інструкцією щодо коригувальних дій організації.

Керуючий справами(секретар)

виконавчого комітету                                                      Леся ТХОРЖЕВСЬКА