Інформація стосовно Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів

Згідно наказу Міністерства юстиції України № 295/5 від 02 березня 2015 року «Про затвердження Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)» зі змінами, виконання запитів юридичних та фізичних осіб (далі – запити) здійснюється у строки, встановлені законодавством, і контролюється керівництвом Архівного відділу Фастівської міської ради (далі – архів).   Цей Порядок установлює основні вимоги до виконання соціально-правових, майнових,тематичних, персональних запитів юридичних та фізичних осіб.

Запит фізичної особи соціально-правового характеру, майновий може стосуватися самого(ї) заявника (заявниці), осіб, що перебувають на його (її) утриманні, під опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.)

В архіві організовують виконання запитів юридичних та фізичних осіб, в яких зазначаються найменування організації, її місцезнаходження (фактична поштова адреса), контактний номер телефону, адреса електронної пошти (для юридичної особи), прізвище, власне ім’я, дата та місце народження (якщо інформація необхідна для виконання запиту), місце фактичного проживання, поштовий індекс національного оператора поштового зв’язку або номер поштового відділення оператора поштового зв’язку, за наявності адреса електронної пошти та контактний номер телефону (для фізичної особи), тема (запитання), хронологічні рамки запитуваної інформації.

Для підготовки архівних довідок про підтвердження трудового стажу та про заробітну плату до запиту додається копія трудової книжки (за наявності та за згодою фізичної особи).Архівні довідки про підтвердження трудового стажу оформлюються лише за той період роботи, відомості про який є в документах архіву. При цьому зазначаються точна назва посади, яку обіймала фізична особа, і період її роботи на цій посаді. Відомості про роботу в різних установах надаються в одній довідці.

Архівна довідка про заробітну плату оформлюється на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану та сплачену заробітну плату.Розмір заробітної плати в архівній довідці зазначається в грошових одиницях, що діяли в період, за який витребується інформація. Дані зазначаються окремо за кожен місяць конкретного року. Розрахунок середньомісячного та середньорічного заробітку архівом не проводиться.

Виписки зі штатного розпису про посадовий оклад, профспілкові квитки, квитки партій та рухів, громадських об’єднань, показання свідків не можуть бути підставою для оформлення архівних довідок про заробітну плату.

Архівні довідки про військову службу, у тому числі у складі діючої армії в період бойових дій, під час виконання інтернаціонального обов’язку, оформлюються галузевим державним архівом Міністерства оборони України та територіальними архівними відділами галузевого державного архіву Міністерства оборони України.

Підставою для оформлення архівних довідок про освіту є відомості про періоди навчання та закінчення навчального закладу за місцем навчання.

До архівної довідки про участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС включаються відомості про військову частину, в складі якої фізична особа брала участь у ліквідації аварії, населений пункт чи об’єкт, де особою проводились роботи по ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, період (періоди) роботи або проживання на цих територіях, інші наявні в документах відомості.

Архівні копії та витяги оформлюються в такому самому порядку, як і архівні довідки.

Архівна довідка оформлюється державною мовою, повинна мати реєстраційний номер та дату оформлення. Копія архівної довідки засвідчується виконавцем і залишається у відповідній діловодній справі архіву.

Працівники архіву відповідають за достовірність інформації, викладеної в інформаційних документах, та за своєчасність надання відповідей на запити юридичних та фізичних осіб.