Про затвердження нової редакції Положення про архівний відділ Фастівської міської ради

Проект

ФАСТІВСЬКА МІСЬКА РАДА

РІШЕННЯ

Про затвердження нової редакції Положення про архівний відділ Фастівської міської ради

З метою приведення у відповідність до норм чинного законодавства керівних документів архівного відділу Фастівської міської ради ,  відповідно  до Закону України « Національний архівний фонд та архівні установи», наказу Міністерства юстиції України « Про затвердження Типового положення про архівний відділ міської ради» № 1693/5 від 16.06.2016 року, керуючись  ч. 4,   ст. 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»

міська рада

 ВИРІШИЛА:

1. Затвердити нову редакцію Положення про архівний відділ Фастівської міської ради (додається).
2. Попередню редакцію Положення, затверджену рішенням Фастівської міської ради № 13-ХV-VІ від 20. 10.2011 року «Про  затвердження   Положень  про  відділи,управління та інші структурні підрозділи апарату Фастівської міської ради та виконавчого комітету»   вважати  такою, що  втратила  чинність.
3. Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну комісію з питань регламенту, депутатської етики, забезпечення, діяльності депутатів, законності і правопорядку, боротьби з корупцією, зв’язків із ЗМІ, громадськістю та політичними партіями та керуючого справами виконавчого комітету .

Міський голова                                                                 М.В. Нетяжук

Додаток

до рішення міської ради

№                        від

ПОЛОЖЕННЯ 
про архівний відділ Фастівської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Архівний відділ Фастівської міської ради (далі – архівний відділ) є виконавчим органом Фастівської міської ради, утворюється, за поданням міського голови,  рішенням Фастівської міської ради для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств, установ, організацій, які були зареєстровані та діяли на території м.Фастів і не мають правонаступників; для управління архівною справою та діловодством на території міста.

1.2.Архівний відділ підконтрольний та підзвітний міській раді, підпорядкований її виконавчому комітету та міському голові, а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади також підконтрольний Державному архіву Київської області, Державній архівній службі України в порядку, встановленому законом.

1.3.У своїй діяльності архівний відділ керується Конституцією та законами України, актами  Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби, рішеннями Фастівської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та цим положенням .

З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, Державного архіву Київської області.

1.4. Функціонування архівного відділу здійснюється за рахунок коштів міського бюджету.

1.5.Граничну чисельність, штатний розпис, фонд оплати праці працівників архівного відділу визначає міська рада на підставі пропозицій міського голови у межах відповідних бюджетних призначень.

1.6.  Архівний відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

2. Основні завдання відділу

2.1. Здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста;

2.2.Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі – приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства;

2.3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

2.4.Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3. Функції відділу

3.1 Складає і подає для затвердження в установленому порядку проекти міських програм, планів розвитку архівної справи, забезпечує їх виконання;

3.2.  Забезпечує зберігання, облік і охорону:

-документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих архівному відділу органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території міста;

-документів з кадрових питань(особового складу);

-документів особового походження;

-друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

-облікових документів і довідкового апарату до них;

3.3. Організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього;

3.4. Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування;

3.5.  Інформує міського голову та Державний архів Київської області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

3.6. Веде облік юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків;

3.7. Подає на затвердження Державному архіву Київської  області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

3.8. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

3.9. Надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів;

3.10. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Київської області;

3.11. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

3.12. За потреби організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;

3.13. Видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї;

3.14. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

4. Права відділу

Відділ має право:

4.1. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

4.2. Отримувати в установленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

4.3. Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

4.4. Звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

4.5. Порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

4.6. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

4.7. Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.

Архівний відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.

5. Керівництво

Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

Начальник архівного відділу:

5.1. Організовує діяльність архівного відділу, персонально відповідає за виконання покладених на архівний відділ завдань;

5.2.Розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання;

5.3.Вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

5.4. Проводить прийом громадян, розглядає звернення;

5.5.Контролює дотримання інструкцій з охорони праці, протипожежної безпеки;

5.6. Видає у межах своїх повноважень накази, організовує і контролює їх виконання;

5.7. Представляє архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.

Начальник архівного відділу здійснює інші повноваження відповідно до положення про архівний відділ, а також завдань, покладених на нього рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови.

Службові обов’язки працівників архівного відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.

6.Відповідальність

Начальник відділу та головний спеціаліст несуть персональну відповідальність за :

6.1. Невиконання або неналежне виконання своїх посадових обов’язків;

6.2.Порушення термінів виконання робіт та послуг, якості, повноти інформації,  що надається через відділ; етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та недотримання обмежень, передбачених законодавством про службу в органах місцевого самоврядування.

6.3.Правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності.

6.4.Недотримання правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни.

6.5.Недотримання правил охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки.

6.6.Розголошення персональних даних, що стали відомі під час виконання обов’язків, а також іншої інформації, яка згідно з законодавством не підлягає розголошенню.

7. Взаємовідносини (зв’язки) з іншими структурними підрозділами

7.1. Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії до Державного архіву Київської області  в архівному відділі створюється постійно діюча експертна комісія.

Положення та персональний склад експертної комісії затверджується начальником архівного відділу на підставі Типового положення про експертну комісію архівного відділу міської ради.

7.2. Організовує та проводить наради,семінари,засідання з питань архівної справи та діловодства для керівників архівних підрозділів  організацій, установ та підприємств міста усіх форм власності;

7.3. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє іншими виконавчими органами міської ради, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.

Секретар  міської  ради                                                     С.А. Ясінський