ПОРЯДОК проведення конкурсу із визначення програм (проєктів, заходів), розроблених громадськими організаціями ветеранів, для виконання (реалізації) яких надається фінансова підтримка за рахунок коштів, передбачених в бюджеті Фастівської міської територіальної громади

1. Загальні положення

1.1. Порядком проведення конкурсу із визначення програм (проєктів, заходів) (далі – Порядок) визначено механізми організації та проведення конкурсів із визначення програм (проєктів, заходів), розроблених громадськими організаціями ветеранів, для виконання (реалізації) яких надається фінансова підтримка за рахунок коштів, передбачених в бюджеті Фастівської міської територіальної громади (далі – конкурс), принципи використання коштів міського бюджету громадськими організаціями ветеранів, а також проведення моніторингу стану виконання (реалізації) програм (проєктів, заходів), визнаних переможцями конкурсу.

• . У цьому Порядку терміни вживаються у такому значенні:

захід – сукупність дій, необхідних для виконання громадській організації ветеранів конкретного завдання в рамках програми або проекту, чи окремо протягом визначеного періоду часу;

конкурсна документація – пакет документів, які затверджуються конкурсною комісією і містять вимоги щодо оформлення громадськими організаціями ветеранів конкурсних пропозицій;

конкурсна комісія – тимчасово діючий орган, що утворюється організатором конкурсу для розгляду конкурсних пропозицій, проведення моніторингу стану виконання (реалізації) програм (проєктів, заходів), а також виконання інших повноважень, визначених у цьому Порядку;

конкурсна пропозиція – пакет документів, які готуються громадськими організаціями ветеранів для участі в конкурсі;

організатор конкурсу – виконавчий комітет Фастівської міської ради;

програма – комплекс завдань та заходів, розроблених і здійснюваних громадською організацією ветеранів з метою розв’язання найважливіших проблем розвитку держави, міста та суспільства, розрахованих на один бюджетний рік;

проєкт – комплекс заходів, розроблених і здійснюваних громадською організацією ветеранів щодо досягнення певної мети протягом визначеного періоду часу (не більше одного року);

прохідний бал – визначена конкурсною комісією мінімальна сума балів, яку конкурсна пропозиція має отримати на третьому етапі конкурсу для  включення її до рейтингу конкурсних пропозицій, на підставі якого визначаються переможці конкурсу;

рейтинг конкурсних пропозицій – складений конкурсною комісією перелік конкурсних пропозицій у порядку зменшення кількості балів, отриманих конкурсними пропозиціями;

учасник конкурсу – громадська організація ветеранів, яка подала конкурсну пропозицію для участі у конкурсі.

1.3. Головним розпорядником бюджетних коштів є виконавчий комітет Фастівської міської ради.

1.4. Одержувачами коштів міського бюджету є громадські організації ветеранів, які відповідно до положень Порядку визнані переможцями конкурсу.

2. Порядок оголошення про проведення конкурсу та

умови подання конкурсних пропозицій

2.1. Проведення конкурсу здійснюється відповідно до Програми підтримки громадських організацій ветеранів на 2023-2024 роки, затвердженої рішенням Фастівської міської ради № 94-ХХХІІ-VІІІ від 07.12.2022р.

2.2. Для участі в конкурсі громадські організації ветеранів подають організаторові конкурсу конкурсні пропозиції.

2.3. До початку конкурсу організатор конкурсу затверджує текст оголошення про проведення конкурсу, в якому зазначаються:

– пріоритетні завдання, що відповідають місцевим програмам і на виконання яких повинні спрямовуватися програми (проєкти, заходи), розроблені учасниками конкурсу;

– перелік видів діяльності, що можуть бути підтримані організатором конкурсу;

– вимоги до конкурсної пропозиції;

– адреса, за якою приймаються конкурсні пропозиції;

– строки подання конкурсних пропозицій;

– строки проведення конкурсу;

2.4. Оголошення про проведення конкурсу та конкурсна документація, яка містить затверджені організатором конкурсу форми заяви про участь у конкурсі, опису програми (проєкту, заходу) та кошторису витрат, необхідних для виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу), оприлюднюється організатором конкурсу на власному офіційному вебсайті або в інший прийнятний спосіб не пізніше періоду, що передує бюджетному періоду, в якому передбачається виконання (реалізація) програм (проєктів, заходів).

При цьому строк приймання конкурсних пропозицій не повинен бути меншим ніж 30 днів з дня оголошення про проведення конкурсу.

2.5. У разі неподання жодної конкурсної пропозиції організатор конкурсу має право продовжити строк приймання конкурсних пропозицій до одного місяця.

2.6. У тексті оголошення про проведення конкурсу зазначаються вимоги до конкурсної пропозиції, що не суперечать нормам законодавства.

2.7. Громадська організація ветеранів може подавати на конкурс кілька конкурсних пропозицій.

2.8. Конкурсні пропозиції подаються організаторові конкурсу у друкованій та електронній формі за адресою та у строк, визначені в оголошенні про проведення конкурсу.

2.9. Подані конкурсні пропозиції не повертаються учасникові конкурсу.

2.10. Конкурсна пропозиція повинна містити:

1) заяву про участь у конкурсі, складену за формою, що затверджена організатором конкурсу, із зазначенням найменування громадської організації ветеранів та назви програми (проєкту, заходу) за підписом керівника або уповноваженої особи об’єднання, скріпленим печаткою об’єднання (у разі наявності);

2) опис програми (проєкту, заходу) та кошторис витрат, необхідних для виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу), за формою, що затверджена організатором конкурсу. Опис програми (проєкту, заходу) повинен містити мету і завдання; план виконання із зазначенням строків та відповідальних виконавців на кожному етапі; очікувані результати та конкретні результативні показники виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу); інформацію про цільову аудиторію; залучені до виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу) інші громадські організації; способи інформування громадськості про хід виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу); детальний розрахунок витрат та джерела фінансування;

3) листи-підтвердження органів державної влади, місцевого самоврядування та їх виконавчих органів, наукових установ та організацій (у разі їх залучення до виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу);

4) інформацію про діяльність громадської організації ветеранів, зокрема досвід виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу) протягом останніх двох років за рахунок бюджетних коштів та інших джерел фінансування, його матеріально-технічну базу та кадрове забезпечення;

2.11. Конкурсна пропозиція складається державною мовою.

2.12.Відповідальність за достовірність інформації, що міститься у конкурсній пропозиції, несе учасник конкурсу.

3. Порядок формування та повноваження конкурсної комісії

3.1. Для розгляду конкурсних пропозицій та проведення моніторингу виконання програм (реалізації проєктів, заходів) організатор конкурсу утворює конкурсну комісію у складі не менш як сім осіб та затверджує її персональний склад. Головою конкурсної комісії призначається представник організатора конкурсу.

3.2. Організатор конкурсу на власному офіційному вебсайті протягом трьох робочих днів з дати затвердження персонального складу конкурсної комісії розміщує інформацію про усіх її членів, яка містить: прізвище, ім’я, по батькові члена конкурсної комісії; місце роботи, посаду члена конкурсної комісії; найменування організації, яку представляє член конкурсної комісії із зазначенням коду згідно з ЄДРПОУ (крім членів конкурсної комісії, які є представниками організатора конкурсу).

3.3. Конкурсна комісія на першому засіданні затверджує регламент її роботи.

3.4. До складу конкурсної комісії включаються представники організатора конкурсу, представники міської ради, представники інститутів громадянського суспільства.

3.5. Чисельність посадових осіб органів місцевого самоврядування, представників організатора конкурсу не повинна перевищувати 50 відсотків від загальної кількості членів конкурсної комісії.

3.6. Члени конкурсної комісії здійснюють свої повноваження на громадських засадах.

3.7. Не може бути членом комісії особа, що є керівником, членом керівних органів або представником громадської організації ветеранів, яке подало конкурсну пропозицію.

3.8. Члени конкурсної комісії зобов’язані не допускати конфлікту інтересів під час розгляду конкурсних пропозицій.

3.9. Перед початком розгляду конкурсних пропозицій член конкурсної комісії зобов’язаний повідомити про конфлікт інтересів та надати пояснення щодо обставин, які можуть перешкоджати об’єктивному виконанню ним обов’язків.

3.10. Якщо конфлікт інтересів виявлено після ухвалення конкурсною комісією рішення про визначення переможців конкурсу, зазначене рішення підлягає перегляду. Індивідуальні оцінки члена конкурсної комісії, в якого виявлено конфлікт інтересів, не враховуються.

3.11. Засідання конкурсної комісії проводяться у міру потреби, про що повідомляється учасникам засідання не пізніше ніж за три робочі дні до його проведення.

3.12. Організатор конкурсу за поданням конкурсної комісії виводить з її складу члена комісії, який двічі поспіль без поважних причин не взяв участі у засіданні конкурсної комісії, за умови його повідомлення за три робочих дні до проведення засідання.

3.13. Засідання конкурсної комісії вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менше двох третин складу конкурсної комісії.

3.14. Рішення конкурсної комісії приймається простою більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні. За умови рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови конкурсної комісії. Усі рішення прийняті конкурсною комісією, зазначаються у протоколі, який підписується присутніми на її засіданні членами комісії.

3.15. Конкурсна комісія у разі потреби може прийняти рішення про проведення перевірки достовірності інформації, зазначеної у конкурсній пропозиції. Перевірка достовірності інформації може проводитися шляхом надсилання запитів та/або збору інформації з відкритих джерел. У разі не підтвердження достовірності інформації, наведеної у конкурсній пропозиції чи ненадання громадською організацією ветеранів відповідних документів та матеріалів, а також якщо вони надійшли з порушенням встановленого для їх надання строку, конкурсна комісія приймає рішення про недопущення такої конкурсної пропозиції до другого етапу конкурсу.

3.16. Організатор конкурсу не допускає громадські організації ветеранів до участі в конкурсі у разі, якщо:

– інформація, зазначена в конкурсній пропозиції, не відповідає інформації про громадську організацію ветеранів, що міститься у відкритих державних реєстрах;

– громадська організація ветеранів відмовилось від участі в конкурсі шляхом надсилання організаторові конкурсу офіційного листа;

– громадська організація ветеранів перебуває у стадії припинення (ліквідації);

– конкурсну пропозицію подано після закінчення встановленого організатором строку подання конкурсних пропозицій та/або не в повному обсязі;

– відкрито кримінальне провадження відносно громадської організації ветеранів, яке хоче брати участь у конкурсі з метою отримання фінансової підтримки з бюджетних коштів;

– установлено факт порушення громадською організацією ветеранів  вимог бюджетного законодавства протягом одного або двох попередніх бюджетних періодів із застосуванням заходу впливу за таке порушення.

3.17. Конкурсна комісія приймає рішення стосовно можливості недопущення конкурсної пропозиції до участі у конкурсі у разі, коли громадська організація ветеранів не виконала (не реалізувала) програму (проєкт, захід), для виконання (реалізації) яких надавалася фінансова підтримка за рахунок бюджетних коштів у попередньому бюджетному періоді, а також у разі встановлення факту порушення громадською організацією ветеранів вимог бюджетного законодавства протягом двох попередніх бюджетних періодів шляхом попередження.

4. Порядок проведення конкурсу

4.1. Конкурс проводиться шляхом оцінювання поданих пропозицій громадськими організаціями ветеранів, формування рейтингу конкурсних пропозицій та визначення переможців конкурсу відповідно до зазначеного рейтингу та обсягу бюджетних коштів для надання фінансової підтримки для виконання (реалізації) програм (проєктів, заходів).

4.2.  Проведення конкурсу складається з трьох етапів.

4.3. На першому етапі конкурсу члени конкурсної комісії індивідуально оцінюють конкурсні пропозиції за такими критеріями: відповідність запланованих заходів пріоритетним завданням, визначеним організатором конкурсу, та міським програмам; відповідність міському рівню виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу).

4.4. Конкурсна комісія приймає рішення про участь у другому етапі конкурсу конкурсних пропозицій, щодо яких більшість її членів зробила висновок про їх відповідність зазначеним критеріям.

4.5. За результатами оцінювання конкурсних пропозицій конкурсна комісія може рекомендувати організаторові конкурсу оголосити додатковий збір конкурсних пропозицій.

4.6. На другому етапі конкурсу проводиться відкритий захист конкурсних пропозицій.

4.7. Громадські організації ветеранів, які відповідно до рішення конкурсної комісії про проведення відкритого захисту повинні захищати конкурсні пропозиції, мають бути повідомлені не пізніше ніж за три робочі дні до початку відкритого захисту.

4.8. Представники громадськості та засобів масової інформації мають право бути присутніми під час відкритого захисту як спостерігачі.

4.9. Захист конкурсної пропозиції здійснює керівник або уповноважений представник учасника конкурсу державною мовою.

4.10. У разі коли учасник конкурсу письмово відмовився від відкритого захисту або не з’явився на відкритий захист конкурсної пропозиції, конкурсна комісія приймає рішення про припинення його подальшої участі в конкурсі, про що повідомляється учасник конкурсу.

4.11. На третьому етапі конкурсу члени конкурсної комісії індивідуально оцінюють шляхом проставляння балів від 0 до 5 конкурсні пропозиції за такими критеріями: відповідність програми (проєкту, заходу) її (його) меті; реалістичність досягнення і значущість очікуваних результатів та результативних показників виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу); очікувана ефективність використання бюджетних коштів (співвідношення кошторису витрат, необхідних для виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу), та очікуваних результатів виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу); рівень кадрового та матеріально-технічного забезпечення, необхідного для виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу), досвід провадження діяльності у відповідній сфері.

4.12. Індивідуальні оціночні листи членів конкурсної комісії та результати оцінки конкурсних пропозицій додаються до протоколу засідання конкурсної комісії.

4.13. Конкурсна комісія на своєму засіданні підсумовує результати оцінки конкурсних пропозицій, складає рейтинг конкурсних пропозицій.

4.14. Рейтинг конкурсних пропозицій впорядковується за балами від більшого до меншого.

4.15. У разі коли конкурсні пропозиції набирають однакову кількість балів, вище рейтингове місце займає конкурсна пропозиція, яка має вищі результативні показники виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу) із застосуванням принципу економного та ефективного використання бюджетних коштів. Відповідне рішення приймається конкурсною комісією.

4.16. Конкурсна комісія на своєму засіданні може визначити прохідний бал. У разі встановлення прохідного балу до рейтингу конкурсних пропозицій включаються конкурсні пропозиції, що набрали суму балів, яка дорівнює прохідному балу або перевищує його.

4.17. Рейтинг конкурсних пропозицій оприлюднюється на власному офіційному вебсайті організатора конкурсу.

4.18. Рішення конкурсної комісії про результати оцінки конкурсних пропозицій може бути оскаржене учасником конкурсу у тижневий строк шляхом надсилання відповідного повідомлення організаторові конкурсу, а в разі незгоди з рішенням організатора конкурсу — в судовому порядку.

5. Порядок впровадження результатів конкурсу

5.1. Конкурсна комісія на підставі рейтингу конкурсних пропозицій та в межах передбаченого обсягу фінансування приймає рішення щодо визначення переможців конкурсу та обсягів бюджетних коштів для надання фінансової підтримки для виконання (реалізації) кожної програми (проєкту, заходу).

5.2. Переможці конкурсу протягом 20 календарних днів після оголошення результатів конкурсу зобов’язані повідомити організатору конкурсу про те, чи буде на проєкт, який став переможцем конкурсу, надаватися фінансова підтримка іншими організаторами конкурсів, фінансування якої здійснюється з бюджетних коштів та прийняти рішення щодо вибору одного організатора конкурсу, від якого будуть отримувати фінансування.

5.3. На підставі зазначеного рішення та інформації, наданої переможцем конкурсу, організатор конкурсу протягом 25 календарних днів затверджує перелік громадських організацій ветеранів, визначених переможцями конкурсу, з якими будуть укладені договори про виконання (реалізацію) програми (проєкту, заходу) (далі – договори).

5.4. Договір повинен містити:

– опис та план виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу) із зазначенням строків та відповідальних виконавців на кожному етапі;

– обов’язки організатора конкурсу щодо фінансування програми (проєкту, заходу) із зазначенням строків такого фінансування;

– обов’язки громадської організації ветеранів щодо оприлюднення та подання організаторові конкурсу інформації про час і місце проведення заходів, передбачених у рамках виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу), матеріалів, підготовлених у рамках виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу), фінансових та підсумкових звітів;

– права, обов’язки і відповідальність сторін у разі дострокового припинення виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу) чи їх фінансування;

– умови, передбачені законодавством, та умови, щодо яких досягнуто взаємної згоди.

5.5. Договір повинен містити зобов’язання громадської організації ветеранів про повернення бюджетних коштів у разі невиконання (не реалізації) програми (проєкту, заходу).

5.6. Забороняється надання фінансової підтримки на виконання (реалізацію) програми (проєкту, заходу), якщо таке фінансування передбачається за рахунок бюджетних коштів, розпорядником яких є інший організатор конкурсу.

5.7. Під час укладання договорів з переможцями конкурсу рекомендований конкурсною комісією обсяг бюджетних коштів для надання фінансової підтримки для виконання (реалізації) ними відповідної програми (проєкту, заходу) може бути змінений з метою приведення кошторису програми (проєкту, заходу) у відповідність з вимогами бюджетного законодавства та принципами економного та ефективного використання бюджетних коштів.

5.8. Переможець конкурсу під час укладання договору та затвердження кошторису витрат в межах затвердженого обсягу видатків на програму (проєкт, захід) може надавати уточнені розрахунки витрат, пов’язані зі зміною діючих норм та нормативів, цін та тарифів на товари та послуги. Збільшення загального обсягу витрат за однією статтею або включення статей, які не були передбачені проєктом, але які безпосередньо пов’язані з цілями програми (проєкту, заходу), можливі лише за поданням переможцем конкурсу відповідного обґрунтування.

5.9. У разі коли переможець конкурсу письмово відмовляється від виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу), організатор конкурсу приймає рішення про подальше спрямування бюджетних коштів з урахуванням необхідності виконання завдань, визначених на бюджетний період організатором конкурсу.

6. Забезпечення прозорості та звітності щодо використання бюджетних коштів

6.1. Організатор конкурсу розміщує на власному офіційному вебсайті розроблені переможцями конкурсу плани заходів та іншу інформацію, пов’язану з виконанням (реалізацією) програм (проєктів, заходів).

6.2. Громадська організація ветеранів, яка визнана переможцем конкурсу та отримала фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, подає після виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу) організаторові конкурсу фінансові та підсумковий звіти про виконання договору та обсяг використаних бюджетних коштів за формою та у строк, що визначені організатором конкурсу.

6.3. Підсумковий звіт повинен містити опис та перелік завдань, виконаних у рамках програми (проєкту, заходу); результативні показники виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу); у разі невиконання умов договору повністю або частково – причини такого невиконання; оцінку рівня заінтересованості та задоволення потреб цільової аудиторії на яку спрямовувалася програма (проєкт, захід).

6.4. Організатор конкурсу із залученням громадських організація ветеранів проводить моніторинг виконання (реалізації) програм (проєктів, заходів), які отримують фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів.

6.5. Моніторинг відбувається шляхом перевірки стану виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу), збору та аналізу інформації, поданих звітів громадських організацій ветеранів, інформації в засобах масової інформації тощо.

6.6. Організатор конкурсу готує у місячний строк після надходження всіх фінансових та підсумкових звітів громадських організацій ветеранів, які визнані переможцями конкурсу та отримали фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, підсумковий висновок щодо виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу), в якому зазначається інформація про:

– обсяг бюджетних коштів, наданих для виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу);

– відповідність результативних показників виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу) запланованим результативним показникам та обсягу витрачених бюджетних коштів.

6.7. Організатор конкурсу оприлюднює підсумковий висновок за результатами моніторингу разом із підсумковими звітами громадських організацій ветеранів, які визнані переможцями конкурсу та отримали фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів на власному офіційному вебсайті, про що повідомляються члени конкурсної комісії.

6.8. Конкурсна комісія на підставі підсумкового висновку за результатами моніторингу і підсумкового звіту громадської організації ветеранів, яка визнана переможцем конкурсу та отримала фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, може прийняти рішення про невиконання (не реалізацію) програми (проєкту, заходу), яке у триденний строк оприлюднюється на власному офіційному вебсайті організатора конкурсу.

6.9. Організатор конкурсу на підставі рішення конкурсної комісії щодо невиконання (не реалізації) програми (проєкту, заходу) громадською організацією ветеранів, яка визнана переможцем конкурсу та отримала фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, або на підставі встановлення факту фінансування статей витрат кошторису за рахунок бюджетних коштів двома та більше організаторами конкурсу, може прийняти рішення про повернення бюджетних коштів, яке у триденний строк надсилається відповідній громадській організації ветеранів.

6.10. Після надходження рішення організатора конкурсу про повернення бюджетних коштів, громадська організація ветеранів у тижневий строк повертає кошти до бюджету Фастівської міської територіальної громади та протягом трьох робочих днів інформує про це організатора конкурсу.

6.11. Контроль за цільовим використанням бюджетних коштів здійснюють органи, що наділені відповідними повноваження для здійснення такого контролю.

6.12. Відповідальність за порушення бюджетного законодавства, зокрема і за нецільове використання бюджетних коштів, покладається на громадські організації ветеранів, які були визнані переможцями конкурсу та отримали фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів.