Про затвердження Положення про порядок прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства в Фастівській міській раді та її виконавчому комітеті

ФАСТІВСЬКА МІСЬКА РАДА

Київської області

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р І Ш Е Н Н Я

від “___” ________ 202_  року                                                                  №_____

м. Фастів

Відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939, Типової інструкції про порядок обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. №736, з метою запровадження єдиного порядку заходів, спрямованих на забезпечення охорони державної таємниці та запобігання розголошенню службової інформації у Фастівській міській раді та її виконавчому комітеті під час прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства,  керуючись п.п. 3 п. Б ст. 35, ст. 40 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Фастівської міської ради вирішив:

1. Затвердити Положення про порядок прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства в Фастівській міській раді та її виконавчому комітеті (далі – Положення), що додається.
2. Організацію прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства, а також супровід відповідної роботи з ними в Фастівській міській раді та її виконавчому комітеті покласти на Управління економіки та міжнародного співробітництва виконавчого комітету Фастівської міської ради.
3. Керівникам структурних підрозділів виконавчого комітету Фастівської міської ради неухильно дотримуватися вимог цього Положення.
4. Завідуючому сектором з питань мобілізаційної роботи завчасно повідомляти органи Служби безпеки України і надавати у визначені терміни узагальнені звітні документи про прийом іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства.
5. Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.

Міський голова                                                                  М.В.Нетяжук

Додаток

до рішення виконавчого комітету

№_____ від___________________

ПОЛОЖЕННЯ
про порядок прийому іноземних делегацій, груп, окремих
іноземців та осіб без громадянства в Фастівській міській раді

та її виконавчому комітеті

1. Загальні положення

 1.1. Це Положення визначає порядок взаємодії структурних підрозділів виконавчого комітету під час прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства (далі – іноземці) в Фастівській міській раді та її виконавчому комітеті з метою створення належних умов для міжнародного співробітництва.

1.2. За організацію роботи із зовнішньоекономічної діяльності та міжнародного співробітництва в Фастівській міській раді та її виконавчому комітеті відповідає міський голова. Безпосередню організацію прийомів іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства здійснює Управління економіки та міжнародного співробітництва виконавчого комітету Фастівської міської ради (далі – Управління економіки та міжнародного співробітництва).

1.3. Забезпечення режиму секретності під час прийому іноземних делегацій здійснює сектор з питань мобілізаційної роботи та інші структурні підрозділи виконавчого комітету Фастівської міської ради, залучені до виконання програми прийому іноземців, відповідно до вимог Закону України “Про державну таємницю ”, Указу Президента України від 18 вересня 1996 року  № 841 “Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх відносин ”, постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736 “Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію ” (далі – Інструкція), Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування на підприємствах, в установах І організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939 (далі – Порядок), та цього Положення.

2. Організація прийомів

2.1. Міський голова або виконуючий обов’язки міського голови, отримавши лист від іноземної організації або її представництва, чи окремих іноземних громадян та осіб без громадянства з проханням про особисту зустріч (візит) в Фастівську міську раду, та, у разі прийняття позитивного рішення щодо доцільності проведення заходу, доручає Управлінню економіки та міжнародного співробітництва організацію проведення зустрічі, яка включає підготовку програми зустрічі з іноземцями.

2.2. Керівники структурних підрозділів Фастівської міської ради та її виконавчого комітету, у разі безпосереднього отримання інформації щодо візитів представників закордонних організацій, готують доповідну записку на ім’я міського голови або виконуючого обов’язки міського голови про надання дозволу на проведення зустрічі, з пропозиціями стосовно доцільності (недоцільності) зустрічі (візиту) із зазначенням строків, прізвищ відвідувачів, мети, очікуваних результатів та з наданням оригіналу листа-звернення, зареєстрованого в загальному відділі виконавчого комітету Фастівської міської ради.

2.3. Рішення про можливість прийому Фастівською міською радою та її виконавчим комітетом іноземців приймається міським головою або виконуючим обов’язки міського голови,  який несе особисту відповідальність за організацію прийому іноземців та роботу з ними, вживає необхідних заходів для охорони державної таємниці.

2.4. Після отримання дозволу від міського голови або виконуючого обов’язки міського голови на проведення зустрічі (згоди на прийом Фастівською міською радою та її виконавчим комітетом іноземців), Управлінням економіки та міжнародного співробітництва та іншими структурними підрозділами виконавчого комітету Фастівської міської ради, яким доручено приймати іноземців, з урахуванням наявних відомостей щодо візиту, який повинен відбутися, вивчається інформація та визначається мета прийому, строк перебування іноземців у Фастівській міській раді та її виконавчого комітету, осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, характер та обсяг інформації про діяльність Фастівської міської ради та її виконавчого комітету, яка може бути доведена до іноземців або передана їм, а також коло питань, що будуть обговорюватися під час прийому іноземців, перелік виробничих та службових приміщень, які планується відвідати іноземцями, – з метою підготовки програми прийому і роботи з іноземцями (далі – Програма).

2.5. Управлінням економіки та міжнародного співробітництва разом з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету Фастівської міської ради завчасно розробляється програма прийому і роботи з іноземцями (додаток 1), яка повинна містити:

– відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, строк перебування в установі;

– мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення, а також у додатку до програми – інформацію про діяльність Фастівської міської ради, яка може бути доведена до іноземців або передана їм;

– строк перебування іноземців у приміщеннях адмінбудівлі установи;

– список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, а також за виконання інших заходів у зв’язку з візитом (із зазначенням завдань);

– перелік структурних підрозділів виконавчого комітету Фастівської міської ради, а також приміщень, які планується відвідати іноземцями;

– перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо‑, відеоапаратури та інших технічних засобів;

– маршрути і порядок пересування іноземців приміщеннями адмінбудівлі Фастівської міської ради та інших структурних підрозділів;

– інші необхідні заходи.

2.6. Програма підписується начальником Управління економіки та міжнародного співробітництва або виконуючим обов’язки начальника Управління економіки та міжнародного співробітництва, погоджується з першим заступником міського голови та затверджується міським головою або виконуючим обов’язки міського голови.

2.7. Копію затвердженої Програми та інші необхідні матеріали Управління економіки та міжнародного співробітництва надає сектору з питань мобілізаційної роботи для подальшого інформування органу Служби безпеки України.

2.8. У разі необхідності ознайомлення іноземців з відомостями, документами, що становлять державну таємницю або службову інформацію згідно Програми, до затвердження Програми прийому і роботи з іноземцями, з метою вилучення відомостей, що становлять державну таємницю або службову інформацію, оцінюються експертною комісією з питань таємниць виконавчого комітету Фастівської міської ради. Рішення такої експертної комісії оформляється актом, який затверджується міським головою або виконуючим обов’язки міського голови, та в акті виносить рішення про надання такої інформації у відповідності до п. 717 Порядку, п.п. 121-126 Інструкції.

2.9. У разі коли під час прийому іноземців передбачається передача в установленому законодавством порядку службової інформації, міський голова або за його дорученням завідуючий сектором з питань мобілізаційної роботи завчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад закордонної делегації (групи) із зазначенням посад, прізвищ, імен, а також про час перебування її членів та мету відвідання установи. Разом з письмовою інформацією  до органу СБУ надсилається копія програми прийому і роботи з іноземцями.

У разі потреби програми прийому і роботи з іноземцями погоджуються з Київською обласною державною адміністрацією.

2.10. Повноваження осіб, призначених для прийому іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмами прийому, а також письмовими розпорядженнями міського голови або виконуючим обов’язки міського голови. Працівники Фастівської міської ради та її виконавчого комітету, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише в межах компетенції та повноважень, наданих керівництвом установи, та забезпечувати охорону державної таємниці.

2.11. Окрім представників підрозділу-ініціатора зустрічі участь представника Управління економіки та міжнародного співробітництва під час проведення зустрічей з іноземцями є обов’язковою.

2.12. Пропуск іноземців до адміністративної будівлі Фастівської міської ради здійснюється за списком в присутності відповідальної за прийом особи згідно п.п. 724-725 Порядку.

2.13. Під час прийому і проведення роботи з іноземцями забороняється залишати їх у службових приміщеннях та на території адмінбудівлі Фастівської міської ради без супроводжуючих осіб.

2.14. Проведення ділових зустрічей з іноземцями здійснюється безпосередньо в окремо виділених і належним чином обладнаних приміщеннях Фастівської міської ради та її виконавчого комітету.

2.15. Підготовка приміщень адмінбудівлі Фастівської міської ради та її виконавчого комітету передбачає припинення секретних робіт на час перебування в установі іноземців, а також робіт, ознайомлення з якими не передбачено програмою прийому, вилучення з вказаних приміщень матеріальних носіїв секретної інформації.

Такі приміщення до початку відвідування іноземцями та після нього перевіряються особою, відповідальною за забезпечення технічного захисту інформації.

2.16. Завідуючий сектором з питань мобілізаційної роботи веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами, іноземними громадянами за формою згідно з додатком 96 до Порядку.

2.17. За результатами прийому іноземців Управління економіки та міжнародного співробітництва складає у довільній формі звіт (додаток 2), про підсумки виконання програми прийому і роботи з іноземцями протягом п’яти робочих днів, в якому зазначаються:

– відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;

– строк перебування іноземців, маршрути та порядок їх переміщення;

– інформація, яка використовувалася чи була передана їм, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (відомості, документи, науково-технічна документація);

– працівники установи, які були присутні на зустрічі;

– інформація, яка була отримана від іноземців;

– відповідні пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.

2.18. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями складаються у необхідній кількості примірників, затверджується міським головою або виконуючим обов’язки міського голови  і копія затвердженого звіту протягом п’яти робочих днів надсилається органу Служби безпеки України та іншим заінтересованим підприємствам, установам і організаціям.

2.19. Програма проведення роботи з іноземцями, План проведення прийому і роботи з іноземцями і звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються у Управління економіки та міжнародного співробітництва в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.

2.20. У разі виконання необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації проводиться відповідно до вимог Порядку.

2.21. Всі документи, підписані стосовно прийому, обов’язково додаються до звіту в Управління економіки та міжнародного співробітництва.

2.22. На час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців в адмінбудівлі установи завідуючим сектором з питань мобілізаційної роботи завчасно розробляється План забезпечення режиму секретності на час перебування іноземців в Фастівській міській раді та її виконавчому комітеті під час міжнародного співробітництва, який затверджується міським головою або виконуючим обов’язки міського голови.

2.23. У разі потреби структурні підрозділи виконавчого комітету установи, що згідно із затвердженою програмою приймають іноземців, можуть розробляти окремі плани забезпечення режиму секретності, які затверджуються міським головою або виконуючим обов’язки міського голови. Такі плани повинні відповідати загальному Плану забезпечення режиму секретності установи на час перебування іноземців під час міжнародного співробітництва. При необхідності, плани забезпечення режиму секретності на час перебування іноземців в установі, після їх затвердження міським головою, надсилаються до органу СБУ.

2.24. Контроль за виконанням планів забезпечення режиму секретності під час перебування іноземців здійснюється завідуючим сектором з питань мобілізаційної роботи – уповноваженим РСО.

Про факти порушень режиму секретності під час перебування в Фастівській міській раді та її виконавчому комітеті іноземців завідуючий сектором з питань мобілізаційної роботи – уповноважений РСО доповідає міському голові або виконуючому обов’язки міського голови, а також вживає необхідних заходів для усунення виявлених порушень.

2.25. З працівниками Фастівської міської ради та її виконавчого комітету, які залучаються до роботи з іноземцями та яким надано допуск та доступ до державної таємниці, завідуючий сектором з питань мобілізаційної роботи – уповноважений РСО проводить інструктажі, метою яких є роз’яснення їхніх обов’язків відповідно до плану забезпечення режиму секретності.

2.26. Керівники структурних підрозділів виконавчого комітету Фастівської міської ради, які приймають іноземців і проводять роботу з ними, зобов’язані:

– вживати належних заходів для охорони державної таємниці;

– організовувати здійснення контролю за діяльністю посадових осіб, призначених для прийому іноземців і проведення роботи з ними, дотриманням ними вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці та програми прийому і роботи з іноземцями, а також за виконанням планів забезпечення режиму секретності;

– вживати під час прийому іноземців і роботи з ними невідкладних заходів для забезпечення охорони державної таємниці у разі виявлення порушень режимних вимог;

– узгоджувати з Управлінням економіки та міжнародного співробітництва питання організації прийому та роботи із іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями.

2.27. Завідуючий сектором з питань мобілізаційної роботи – уповноважений РСО за необхідності складає звіт про результати виконання плану забезпечення режиму секретності, копія якого після затвердження міським головою або виконуючим обов’язки міського голови протягом п’яти робочих днів надсилається органу Служби безпеки України.

2.28. Порядок передачі відомостей, що становлять державну таємницю, іноземній державі чи міжнародній організації визначається законодавством.

Керуючий справами                                                                    Л.О.Тхоржевська

Додаток 1

до пункту 2.5 Положення

         ПРОГРАМА

прийому і роботи  Фастівської міської ради та її виконавчого комітету

________________________________________________________

(найменування установи, підрозділу)

з іноземцями

_________________________________________________________

(іноземною делегацією, групою, окремими іноземцями)

Відомості про іноземців _______________________________________________________________

(прізвище, ім’я, по батькові (за наявності)

______________________________________________________________________________________________________________________________

(найменування їх  посад,  громадянство)

______________________________________________________________________________________________________________________________

(найменування підприємства, установи, організації, яку вони представляють)

_______________________________________________________________

Підстави прийому _______________________________________________________________

_______________________________________________________________

Мета прийому _______________________________________________________________

Строк перебування _____ днів з _____________ 20 __ р. по _____________

Особа, відповідальна за прийом _______________________________________________________________

(прізвище, ім’я та по батькові посадової особи, номер телефону)

_______________________________________________________________

Особи, що супроводжують іноземців ____________________________________

(прізвище, ім’я та по батькові посадової особи )

Перелік питань, що плануються для обговорення  __________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________

Перелік структурних підрозділів та службових приміщень установи,

які іноземцям дозволено відвідати  ____________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Перелік місць, де іноземцями застосовуватимуться кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура та інші технічні засоби, і порядок їх застосування  ______________________________________________________________

______________________________________________________________

Маршрути та порядок переміщення іноземців на території установи  _________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Перелік службової інформації, яка планується для передачі іноземцям відомості, що становлять службову або державну таємницю не обговорюються та не передаються

Робота з іноземцями:

_____________________________  ________________  ____________________

(посада керівника підрозділу)                                      (підпис)                               (ініціали та прізвище)

ПОГОДЖЕНО

_____________________________  ________________  ___________________ (посада відповідального за забезпечення режиму…,                  (підпис)                                  (ініціали та прізвище)

найменування структурного підрозділу)

” ____ ” ________________ 20 ___ року

Додаток  2

до пункту 2.17 Положення

З В І Т

про підсумки виконання програми прийому і роботи з іноземцями

в Фастівській міській раді та її виконавчого комітету

з іноземною  делегацією _____________________________________________

(найменування підприємства, установи, організації, яку вони представляють)

Відомості про іноземців:

Іноземці у складі  ___ осіб _____________________________________________

(посада, прізвище та і’мя іноземців)

_______________________________________________________________

(посада, прізвище та і’мя іноземців, строк перебування)

обговорювали питання  _______________________________________________

(стислий зміст проведених з ними переговорів,

______________________________________________________________

строк проведення, працівники установи, які приймали участь у проведенні переговорів)

______________________________________________________________

Інформація, яка використовувалась під час зустрічі та перелік матеріальних носіїв інформації Відомості, що становлять службову та державну таємницю під час прийому і роботи з іноземцями  не обговорювалися та не передавалися

(найменування матеріальних носіїв інформації,

______________________________________________________________

дата і номер реєстрації)

Інформація, яка була отримання від іноземців __________________________

(стислий зміст)

_______________________________________________________________

Пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців ____________

______________________________________________________________

(стислий зміст)

Звіт про виконання програми складено  в    _________   примірниках

(кількість)

Керівник структурного підрозділу      __________         _______________

(найменування посади працівника)                                             (підпис)                    (ініціали та прізвище)

” __________________ 20 ___ року.